Workflowy 사용해서 목록 공동작업하기

 

제 경우에 요즘 하루에 가장 많은 글자를 박아넣고 들여다보고 있는 앱은 Workflowy 입니다. 이 놀라울 것도 없는 앱은 바로 그 심플하고 빠른 속도 때문에 제가 가장 사랑하고 즐겨쓰는 글쓰기 앱이 되었죠.

타이핑하기, 탭 키, 시프트+탭 키 정도만으로 핵심 기능을 모두 이용하죠.

키보드로 다다다다 … 상상할 수 있는 가장 빠른 속도로 구조화된 리스트/개요를 작성할 수 있습니다. 무료 계정은 한 달에 250개의 아이템을 작성 가능한데, 친구 추천을 받아 .. 가령 서울비를 추천하는 링크로 가입한다거나 한다면 말이죠 ;;; 가입한 사람과 친구에게 250개의 보너스 아이템을 추가해줘서 한 달에 500개의 아이템을 적어넣을 수 있습니다. 거기에 요즘 이메일 계정 두세 개 있으시잖아요… 꼼수로 자기 추천하면서 아이디 몇 개만 추가 개설해도 1,000개 정도의 리스트 할당량을 받을 수 있고 일반적인 사용자 기준으로 충분한 양입니다. (이메일 인증까지 마쳐야 용량 줍니다).

단점은, 아이폰/패드에서 블루투스 키보드로 작업할 때 PC에서처럼 탭/시프트 탭 키가 안 먹네요 ㅠㅠ 그래도 뭐.. 불편한 수준은 아닙니다.

유료 버전과 차이는?

이쯤 되면 이 회사 뭐 먹고 사나 궁금해지는데, Pro 버전의 경우 한 달에 5달러를 받고 있고 아래와 같은 혜택을 준다고 하네요.

  1. 리스트 무한정 생성 가능
  2. 드롭박스로 전체 데이터 백업
  3. 패스워드로 열리는 비공개 리스트를 친구와 공유
  4. 테마/폰트 설정

일단 1) 의 리스트는 친구 추천을 통해서 아주 헤비한 사용자가 아니면 그다지 무료 사용 플랜에서도 불편함이 없어서 패스입니다. 2. 드롭박스로 백업은 좀 끌릴 수 있지만, 애초에 이 앱이 완성된 문서 작성 도구라기보다는 아웃라인이나 브레인스토밍 용도라서 … 매일 문서로 백업하는 게 반드시 필요할까 싶네요.

구글드라이브에 한 달에 5달러 미만의 돈을 지불해서 100GB의 저장 용량을 살 수 있는데, 텍스트로 리스트 만드는 앱이 텍스트 좀 더 입력하게 해준다고 받는 돈이 너무 과하지 않나 싶습니다.

3번이야말로 좀 끌리죠. 리스트를 친구나 가족과 같이 작성하면 좋잖아요. 구글킵도 공유되고, 심플노트도 공유 되고, 트렐로도 공유 됩니다. Wunderlist도 공유되지요. 세상에는 공짜로 공유되는 메모/노트 앱이 이미 많지요. 하지만 Workflowy의 리스트 작성 화면을 공유하는 건 또 다른 매력이 있어 보이거든요. 당장 여행 계획을 날짜별로 작성한다고 했을 때, 그냥 심플노트에서 작성하는 것보다 workflowy로 날짜별 리스트를 작성하게 되면 훨씬 구조적으로 보기 편하고 빠르게 작성이 가능합니다. 이런 화면을 같이 보고 쓸 수 있다면 훌륭하고 효율적인 방식으로 아이디어를 모을 수 있겠어요.

기업/팀을 위한 팀 플랜 도 있던데 1인당 연간 40달러를 받아요. 이 도구에 아주 익숙한 팀이 실시간으로 리스트를 통해 소통하는 경우 유용할 수도 있어 보이지만 역시 가격이 좀 쎄다고 생각합니다.

무료 버전에서 리스트 공유하기

유료 버전에서 리스트 비공개 공유가 옵션인데, 사실 무료 버전에서는 비공개로 공유가 안 된다고 읽기 쉽습니다만, 그렇지 않습니다. 오늘 이 글을 쓰게 된 이유입니다.

드롭박스로 폴더 공유하면 되잖아, 구글킵으로 공유하면 되잖아… 라고 생각할 수 있지만.. 안 써 보면 모릅니다. 3단계로 상중하 제목의 레벨이 구분되는 문서를 5분만에 작성하고 해당 리스트를 전체적으로 조감하면서, 특정 부분을 접었다가 폈다가 옮겨가면서, 전체 계획과 아이디어를 점검하고, 삭제하고, 옮기고, 덧붙이는 작업을 매우매우 빠르게 할 수 있습니다. 친구와 같이 협업으로 말이죠!

이런 식의 문서 같이 쓰기는 1) 드롭박스 공유의 경우 동시에 두 사람이 문서를 열면 충돌이 발생하고, 2) 에버노트는 앱이 너무 느리며, 3) 구글킵/심플노트는 위계 있는 목록형 글쓰기가 힘들어서 Workflowy만큼의 효율이 안 나와요. 4) 트렐로는 독특한 카드형 UI 때문에 비슷한 일을 할 수 있고 다양한 기능을 추가 제공하는 강력한 도구이지만, 역시 텍스트에만 집중한 workflowy의 개조식 전체 보기의 느낌을 대신하기 힘듭니다. 자유롭게 뻗어나가는 생각을 즉시 타이핑하며 정리하는 속도 또한 따라올 수 없습니다.

무료 버전에서 친구와 비공개 리스트를 만들기 위해서는 아래의 과정을 거치면 됩니다.

1. 공유 링크 생성하기

먼저, 원하는 리스트의 블릿에 마우스를 올리고 ‘share’ 항목을 눌러줍니다.

그리고 친구도 리스트를 함께 편집하고 내용을 써넣을 수 있도록 ‘edit’권한을 부여해주세요. 그리고 링크를 복사합니다.

2. 공유링크 친구에게 전송하기

무료 사용자의 경우 생성한 아이템의 공유링크를 친구에게 비공개로 전송해주는 것이 중요합니다. 이 링크를 게시판에 올린다든지, 다른 사람이 보게 되면 누구든지 즉시 이 리스트를 수정 가능하게 되기 때문이죠.

친구의 개인 카톡이나 이메일 등으로 해당 링크를 보내주세요.

친구 입장에서 해당 링크를 누르면 브라우저에 즉시 리스트가 나타나고, 따로 로그인 과정 없이 리스트에 아이템을 더하거나 기존의 내용을 고칠 수 있게 됩니다. 즉, 누구든 이 리스트 주소만 알아도 편집이 가능해요.

이건 보안 측면에서는 단점이기도 하고, 신뢰할 수 있는 다수의 사람들에게 아이디어를 받기에 좋은 방법이 되기도 합니다. 30명의 학생들에게 간단한 의견을 받거나 할 때 사용할 수 있죠.

그런데 이 링크를 언제나 기억해서 계속 접속해 들어오는 건 불편하기 때문에, 친구가 이미 workflowy 계정이 있다면, 이메일로 친구에게 비밀 공유 링크를 보내면서, 1) 먼저 브라우저 새 탭에서 workflowy.com 에 접속해서 친구 본인의 계정으로 로그인을 마친 뒤에 2) 이메일의 링크를 열고, 3) 화면에 나오는 add it to my account 버튼을 누르라고 얘기해주면 됩니다.

카톡 등으로 보내줄 때도 마찬가지에요. 사파리 등의 스마트폰 웹브라우저에서 workflowy.com 에 들어가서 친구의 계정으로 먼저 로그인을 해라. 그리고 내가 보내준 링크를 열고, 화면에 ‘add it to my account’ 버튼 보이면 눌러서 친구의 리스트 항목에 공유리스트를 추가해라… 의 순서대로 작업하세요.

그럼 공유 리스트 전체가 친구의 workflowy 항목에 추가되어서 친구가 본인의 workflowy 앱을 향후에 실행하면 그 안에서 즉시 공유 리스트 항목을 관찰하고, 편집할 수 있게 되는 것이지요.

3. 리스트 협업

공유된 리스트는 이제 복잡한 주소를 즐겨찾기하거나 다시 클릭해서 열지 않아도 공유받은 친구 입장에서 본인의 workflowy 앱을 열기만 하면 즉시 접근할 수 있도록 전체 리스트 맨 아래 추가된 항목으로 보여집니다.

리스트는 그 아래 아래 계속 단계별로 리스트를 생성할 수 있기 때문에 한 번 상위 리스트 제목을 공유해놓으면 그 아래 언제든지 하위 리스트 제목을 생성/삭제하면서 계속 작업할 수 있게 되지요. “영업부”라는 큰 제목 리스트를 공유해두면, 그 아래 프로젝트1, 프로젝트 2를 생성하고 넣고 빼면서 향후 계속 협업이 가능해지는 구조입니다.

할 일은 계속 지시하고 이행하는데 전체 과정에서 어디 쯤의 일을 하고 있나 헷갈릴 때가 많은데요, 전체 일의 구조를 함께 보면서 서로 아이디어를 추가하고, 할당하여 함께 일할 수 있는 좋은 플래폼이라고 생각합니다.

별 거 없는 기능에 비싼 유료 구독 옵션 때문에 욕도 많이 먹고 사업 모델도 더 나올 게 없는 회사 같아 보이지만, 오래오래 살아남았으면 좋겠네요. 같이 책을 기획한다거나, 연구를 수행하는 팀이라면 꼭 workflowy 협업 기능 사용해보세요. 트렐로와 또다른 매력을 느끼실 겁니다.

(2017년 1월)