직원과 채팅 후기 – Dropbox for Business

학교 전체가 드롭박스를 사용한다면?

제가 근무하는 학교에서는 주로 메신저를 사용하여 파일을 주고받는데, 이 구석기 유물로 남겨야 할 공유방식을 어떻게든 벗어나고 싶어서 가까운 부서 분들과 Dropbox를 사용하여 폴더 공유를 시작했죠. 처음이라 어려워하시면 가입부터 클라이언트 설치까지 도와드리면서 폴더 하나를 컴퓨터 사이에 공유시켰는데, 업무는 열 배 이상 간편해졌습니다.

"김 부장님, 파일 드롭박스에 넣어드렸습니다." "다 하면 드롭박스에 넣어둬. 내가 나중에 시간날 때 열어볼게."와 같은 대화가 심심찮게 들립니다. 관리자 입장에선 다 되면 메신저로 완성본을 보내달라고 요구하던 예전 방식과 비교해서 그저 폴더 하나를 감시(?)하면서 파일명이 abc(작성중).hwp에서 abc(완료).hwp 등으로 바뀌는지 지켜보기면 하면 됩니다. 작성자 입장에서는 해당 폴더에 내가 맡은 파일 빼고는 모두들 제출했다는 사실을 알 수 있기에 늑장부리지 않게 되는 측면도 있었고요.

만약 학교 전체가 자료를 드롭박스에 저장하기로 하면 무슨 일이 일어날까요? 일단 보안이 필요한 개인정보 포함 서류는 힘들어도 누구나 참고하면 좋을 업무 매뉴얼, 신임 교사를 위한 각종 학급 운영 자료들, 매년 반복하여 사용할 수 있는 선배 교사의 수업 자료들을 공유할 수 있지 않을까요?

언제든지 내가 준비하는 수업 폴더 바로 옆에 옆반 선생님이 만든 수업 자료 폴더도 보입니다. 언제든지 클릭하면 구경할 수 있습니다. 단지 하나의 ‘마당’을 함께 사용하는 것만으로 생기는 좋은 변화가 있습니다. 내 컴퓨터의 어떤 폴더 안으로 내가 가르치는 학생들이 제출한 숙제가 알아서 차곡차곡 파일명에 이름과 제목이 포함되어 들어온다고 생각해보세요. 이 모든 자료와 기억과 문제해결과정과 매뉴얼과 실패의 기록까지 모든 구성원이 공유하고 반성하며 관리자는 조망하고 지휘할 수 있다고 생각해보세요.

Dropbox for Business, 직원과 얘기하다

기관이 드롭박스를 사용하고자 할 때 고려할 수 있는 서비스가 바로 Dropbox for Business인데요, 최소 5명 이상의 단체가 1인당 비용을 지불하고 드롭박스를 거의 용량제한 없이 사용하는 것입니다.

페이지를 방문하면 한글로 설명을 읽을 수 있습니다. 재밌는 건, 직원이 말을 걸어오는데요. 실제 사람과 연결되는 것이고, 궁금한 사항을 바로 질문할 수 있게 되어 있습니다. 아래는 제가 나눈 대화를 번역한 것입니다.

직원: 안녕하세요? Dropbox for Business 에 관심이 있으시다면 잠시 제가 도움을 드려도 될까요?
나: 그러세요.
직원: 네! 괜찮으시면 어떤 기관 소속이시고 이메일 정보를 부탁드려도 될까요?
나: 제 이메일은 000이고, 한국에 위치한 학교에 있습니다. 업무의 효율을 높일 방법을 찾아보고 있었습니다.
직원: 감사합니다. 기관의 규모에 대해서 정보를 부탁드려도 되겠습니까? 규모 정보를 기준으로 제가 맞춤 상담을 진행하려고 합니다.
나: 00명 규모입니다. 주로 문서 공유를 위해 드롭박스 사용을 고려합니다.
직원: 현재는 어떻게 파일을 공유하시나요?
나: 현재는 메신저로 전송하면, 상대방이 받아서, 로컬 폴더에 저장하고, 메신저로 회신합니다. 시간이 많이 들어요.
직원: 알겠습니다. Dropbox for Business 가 엄청난 도움이 될 거라고 생각합니다. 파일을 폴더에 저장만 하면 다른 동료의 컴퓨터에 즉시 안전하게 동기화됩니다. 실제로 메신저로 파일을 전송할 필요가 없습니다!
나: 저도 개인적으로 드롭박스를 사용하고 있습니다.
직원: 그러세요? Dropbox for Business 는 지금까지 쓰시던 개인용 Dropbox처럼 똑같이 사용하기 쉽습니다. 끊김없이 서비스를 갈아타실 수 있습니다. Dropbox for Business를 기존 드롭박스 개인 버전의 패밀리 플랜 같은 거라고 생각해주세요. 가족 모두 각자의 계정이 있는 상태에서, 데이터 플랜은 함께 쓰는 것이지요. 그리고 가입과 관리는 가종 중 관리자 한 명의 기기를 통해서 합니다.
나: 그 패밀리 플랜에 일단 들어오면 기존에 제 개인 계정에 있던 파일들은 어떻게 되나요?
직원: 개인 계정을 Dropbox for Business로 업그레이드하는 건 무척 쉽습니다. 모든 파일, 폴더, 공유된 폴더의 상태 모두 그대로 옮겨집니다. 그리고 컴퓨터 하나에 개인용 드롭박스 폴더와 업무용 드롭박스 폴더를 동시에 분리해서 관리할 수 있습니다.
나: 패밀리 플랜에 참여하는 모두가 각자 개인 파일은 비공개로 유지하되 자신이 사용하는 개인 파일 용량이 전체 Dropbox for Business 의 데이터 플랜 quota 에는 합산되는 것이지요?
직원: 그렇습니다. 기본설정은 처음 이 패밀리플랜에 기존 드롭박스 사용자가 들어올 때 각자 가지고 있던 모든 파일과 폴더는 그대로 개인 비공개 설정으로 가지고 들어옵니다. 그 후에 각 사용자가 특정 파일이나 폴더를 Dropbox for Business 구성원과 공유할 것인지 각자 선택할 수 있습니다.
직원: 더 자세히 말씀드리면, 공유할 파일만 선택해서 공유하시면 됩니다.
나: 멋지네요! 학교나 비영리기관에 대한 할인이 있습니까?
직원: 당연히 있습니다. 30%나 할인해드립니다. 할인이 가능한 링크를 보내드릴까요?
나: 네 부탁합니다.
직원: 000 이메일로 귀하가 비영리 기관에 소속되어 있음을 인증해주시겠습니까?
나: 어떤 방법으로 인증해야 하나요? 저희는 http://example.com 에 홈페이지가 있습니다.
직원: 기관과 관련된 이메일을 사용하시면 발신자를 해당 이메일로 하여 메일 주세요.
나: 도메인은 있지만 해당 도메인으로 끝나는 이메일을 사용하고 있지 않습니다. 호스팅 업체에 문의해서 메일 계정 부여가 가능한지 알아볼 수는 있습니다.
직원: 이메일이 아니더라도 기관의 비영리 기관 자격을 증빙할 수 있는 서류만 있어도 됩니다. 기관 자격을 증빙하는 편지 같은 것도 상관 없습니다.
나: 찾아보겠습니다. 나중에 다시 연락드려도 될까요?
직원: 물론이죠. 이 채팅 내용을 이메일로 전송해드리겠습니다. 질문이 또 있으면 언제든 연락주세요.
나: 감사합니다.

Dropbox for Business 추가 정보

비영리 자격 증명 어렵지 않아

Dropbox for Business는 비영리/교육기관용 계정으로 신설하면 할인을 받을 수 있습니다. 아직 증빙을 보내지는 않았지만 비영리기관 자격 증명에 대해서 상당히 유연한 태도를 지니고 있는 거 같습니다. 예를 들어 certificate이 아니라, 공식 문서 등을 통해서 간접 증빙이 가능하다는 이야기죠.

또한 A라는 회사에 꼭 하나의 Dropbox for Business만 허용되는 것도 아닙니다. 가령 기업체 하나가 딱 하나의 Dropbox for Business 최고 관리자를 정하여 모든 사원들에게 계정을 뿌릴 수도 있겠지만, 대학교처럼 같은 도메인 안에 소속되어 있지만 연구소나 단대 단위로 별도의 조직을 개설하여 운영할 수 있을 겁니다.

또한 최고 관리자의 아이디로 사용하는 이메일이 꼭 최고 관리자가 관리하는 회사 도메인이 들어간 이메일이 아니어도 괜찮습니다. 가령 example@gmail.com 을 아이디로 개인적으로 드롭박스를 사용하고 있던 사람이 회사에 취직하여 Dropbox for Business 의 최고 관리자가 되고 싶다고 할 때, 따로 신청하는 게 아니라 자기가 쓰던 계정 그대로 자격만 갱신하면 됩니다. 물론 개인 자료는 계속 비공개로 남아있습니다.

그럼 의문이 생기는군요. 대학교 이메일 하나로 인증해서 영리 기업에서 사용해도 모르지 않을까? … 음.. 잘 모르겠네요 ;; 돈 다 내고 쓰는 사람이 바보인지 아니면 다른 검증 과정이 있는 건지..

비용은 싸지 않은 거 같다

학교 입장에서 구글 에듀케이션이 무제한 용량을 뿌리고 있는 가운데 그저 스토리지 용량 때문에 클라우드 서비스 가운데 드롭박스를 선택하는 게 좀 망설여집니다.

Dropbox for Business는 30% 비영리기관 할인을 받아도 계정 하나당 한 달에 13500원 정도 필요하기 때문. 참고로 Dropbox for Business 는 최소 5인 플랜부터 시작합니다. 최소 플랜으로 시작해도 기관 입장에서 1년에 80만원이 넘는 예산이 들죠.

계정 관리

5개 계정을 모두 사용할 필요는 없어요. 5명이 모두 드롭박스를 무겁게 사용하고 있는 직원을 둔 회사에서는 5명의 이메일로 초대장을 보내야 하겠고, 5개 계정을 모두 사용해야 할 겁니다. 그러나 내가 사장인데 직원 모두 드롭박스가 뭐하는 거냐고 물어본다면? 그냥 임시로 지메일 계정 하나 파서 해당 아이디를 공유하는 편이 나을 수도 있죠. 그럼 주 관리자 1개, 직원들이 공동으로 사용할 계정 한 개. 아직 여분으로 사용할 3개의 계정은 만약을 위해 남겨둘 수 있습니다.

쓰다가 퇴사하는 직원이 있으면 자격을 회수하면 됩니다. 그 빈 계정은 새로 들어오는 사람을 새로 초대해도 됩니다. 심지어 전임자의 자료 폴더를 새로운 팀원에게 그대로 포장이사해주는 서비스도 있습니다. 그리고 이제 떠날 사람의 컴퓨터에 인터넷이 연결되어 있다면 모든 자료를 지우도록 관리자가 원격에서 명령할 수도 있습니다.

용량은 1인당 1TB

개인 입장에서는 한 달에 1만원 정도를 내면 Dropbox Pro에 가입할 수 있고, 1TB의 용량을 받아요. 그럼 한 명당 3500원을 더 내고 Dropbox for Business를 쓸 필요가 있을까 생각이 들지만, 최고 관리자가 전체 네트워크에 가입할 사람의 명단을 통제하고 관리하고 팀원을 결성하고, 그룹을 이동시키고, 자료를 나눠주고 하기에 개개인이 서로 직접 초대하는 Dropbox Pro 사용자들 간의 폴더 공유보다 Dropbox for Business가 지닌 장점이 많아 보입니다.

망설여지는 면

참 멋진 서비스라는 인상이 있긴 하지만 저는 일단.. 구글 서비스 쪽도 좀 더 알아보고 비교하면서 공부 좀 더 해봐야겠습니다. 비싸요 비싸 ㅠㅠ. Dropbox for Business – 1인당 월 1.99달러, 용량은 1인당 30GB .. 뭐 이런 플랜은 안 되려나…

마음 같아서는 전체 교직원과 학생들에게 크롬북을 구입해주고, 학교에 기가급 와이파이 깔아주면 좋겠다… 고 … 생..각.. 꿈깨.

클라우드 서비스에 관심있거나 사용해본 한국의 학교/교육기관의 사용기나 소감이 궁금합니다.

(2014년 12월)

“직원과 채팅 후기 – Dropbox for Business”에 대한 10개의 생각

  1. 한국의 학교/교육기관에서의 드롭박스 사용 후기:
    “막힘→빡침”

    슬프네요. 경기도 지역인데. 드롭박스가 막히는 경우가 있다니.

    1. ??? 경기도는 서울보다 더 유연하게 열어주는 상황이라고 생각했는데
      정말 드롭박스를 막았단 말인가요? ㅠㅠ

      1. 네, 아버지의 경우도 저와 같은 상황인데, 웹 서비스는 막혀있고, PC에서 동기화는 된다고는 합니다. (뭐지)

      2. 웹 서비스라 함은 dropbox.com 말씀이시죠? 그거 서울도 처음엔 막혔었어요. 전화해서 사이트차단담당자에게 따지면 열어줄 거에요. 저도 그랬거든요…

      3. 빡침을 주의하시길. 서울시중부교육청 차단 담당자는 이 사이트 동영상 공유하는 대 아니냐고 물었음. (드롭박스 닷컴 첫화면 소개 영상 보고)

  2. 드랍박스 정말 빠르고 편리한데 용량이 커질수록 동기화속도는 반비례하더라구요. usd1.99에 30GB면 정말 딱 일것 같은데요:)

    1. 무제한 용량보다는, 다수의 사용자 + 다양한 용량 선택 옵션으로 조금 더 저렴한 선택지가 있으면 좋겠어요 ㅠ

  3. 아쉽지만 제가 알기로 정부부처(학교 포함)와 공공기관은 국가정보원 보안지침에 근거하여 온라인을 이용한 외부 파일 전송에 대해서 업무용 이메일로만으로 제한하고 있는 것으로 알고 있습니다..
    일단 규정이 그렇다는 이야기지요…

    1. 음.. 현재 드롭박스 이용을 금지하는 ‘규정’은 없습니다. 국정원 보안지침에 근거하여 교과부가 처음 지시를 내렸을 때 일단 사설 이메일은 전국적으로 일괄 차단되었으나,
      학교의 경우 일반 공공기관과 교육현장이라는 점에서 이 규정일 일괄 적용되어야 한다고 보기 힘들고, 실제로 단위 학교가 속한 교육청에 따라 차단되는 사이트와 서비스는 매우 다른 상황입니다.

      예를 들어, 사설 이메일도 현재 교육 목적이 분명하면 허락 받고 학기 단위로 교사 특정 아이피에서 사용할 수 있습니다.

      클라우드? 클라우드는 어이없게 드롭박스 제외하고 엔드라이브 등의 국내 클라우드와 슈거싱크 등을 포함하여 안전한 클라우드 서비스 목록을 내려보냈었습니다. 즉, 어떤 클라우드 서비스는 이미 검증되었으니 따로 교육목적을 위해 기안하고 증명하지 않아도 누구나 쓰라는 거지요.

      그럼 누구나 써도 좋을 안전한 클라우드 서비스인지는 누가 결정하는가? 교육청에 따라 해석이 엇갈리고, 지역에 따라 드롭박스를 사용할 수 있고 없는 지역이 나뉘게 되었어요.

      현재 경기 지역에서 드롭박스 사용이 불가하고, 서울의 학교 교무실에서는 아무 문제 없이 사용이 가능한 상황은 ‘규정’에 근거한 게 아니고, 오히려 교과부에서 ‘규정’을 정해주지 않았기 때문에 벌어지고 있는 거라고 생각합니다.

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