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워크플로위(WorkFlowy) — 머릿속을 차례차례 정리하는 인생 메모 도구

워크플로위 Workflowy는 ‘아웃라이너’ 방식으로 생각을 체계적으로 정리하는 메모 도구입니다. 아이폰, 안드로이드, 인터넷 브라우저, 데스크톱 환경(PC, 맥, 리눅스)에서 모두 이용 가능해요.

그런데 논문을 쓸 것도 아니라면 텍스트를 이렇게 계단처럼 계층화하면서 쓸 필요가 굳이 있을까요? 정답은 YES.

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우리는 마트에 갈 때 살 게 너무 많으면 작은 제목 쓰고 그 아래 아이템을 적어요. 그리고 아이템 아래 또 작게 정보를 매달아 적기도 합니다.

하나의 글이란 이렇게 큰 제목, 중간 제목, 작은 제목이 서로 자식들을 달고 자기 위에 있는 줄기에 매달려있는 나무입니다. 가지 뻗기야말로 생각의 흐름이며 글쓰기의 기본인 것이지요. 여기저기 흩뿌리지 말고 이제부터라도 줄기를 정렬하고, 위-아래 나누어 다듬고 접붙이는 메모 생활을 시작하세요.

1. 워크플로위 핵심 기능

1.1. 모든 글은 나무처럼 뻗어나간다

생각은 나무처럼 뻗어나간다
△ 생각은 나무처럼 뻗어나간다

생각을 위-아래 나누어 계층화한다는 건 마인드맵도 비슷합니다. 큰 주제 아래에 중간 제목, 그리고 그 아래 작은 항목을 줄줄이 매달아 펼쳐놓고 하늘에서 그림을 내려다보면 나의 이야기가 어떻게 체계적으로 조직되는지 파악하기 쉽기 때문에 누구나 마인드맵의 장점을 잘 이해합니다.

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다만 마인드맵 방식은 각각의 아이템에 대한 이야기를 상세히 서술할수록 칠판이 더러워집니다. 또한 중심 주제에서 창발적으로 뻗어나가기에는 유리하지만, 작은 생각을 먼저 수집하고 축적해서 쌓아 올려가며 글을 완성하는 타입에 불리합니다.

워크플로위 안에 탑재된 많은 기능을 이용하면 이런 단점을 극복할 수 있습니다.

1.2. 접었다가 폈다가

마인드맵/큰 나무 중심 구조의 문제는 계속 가지 만들기를 하면 나중엔 아주아주 잔가지가 많은 커다란 나무가 될텐데, 쇼핑 목록 하나라면 모를까 인생이라는 커다란 나무에서 내일 업무에 관한 작은 가지 하나를 찾아내서 다루는 것은 쉽지 않은 일이지요.

워크플로위 대용량 문서
△ 엄청난 분량 문서

리스트가 점점 복잡해지고 덩치가 커지면 관리 스트레스가 증가합니다. 이것을 해결하기 위해 워크플로위에 가지를 접었다 펼 수 있는 폴딩 기능이 들어갑니다.

워크플로위 접기 펴기
△ 워크플로위 접기/펴기

위와 같이 + / - 버튼으로 항목을 접었다가 펼 수 있습니다. 단축키는 접었다가 펼 상위 아이템에 커서가 위치한 상태에서 Ctrl + (말아올리기) / (펼쳐내리기) 입니다. 가령 두 단계로 펼쳐진 항목이 있을 경우 상위 항목에서 두 번 말아올리면 모든 아이템이 접혀져 들어오겠지요.

이제 계속 단축키 이야기가 나올텐데 사용환경에 따라 단축키가 다를 수도 있습니다. Ctrl/Command + ? 로 단축키 목록을 직접 확인하면서 연습해주세요.

1.3. 줌인/줌아웃 – 세부항목에 집중하기

아무리 접었다가 편다고 해도 위 아래 텍스트가 다닥다닥 붙어 있는 화면에서 계속 편집하는 건 산만하지요. 글자가 가득한 신문에서 구석의 작은 기사를 읽는 기분이랄까… 이럴 때는 작은 기사만 따로 오려내어 보면 더 집중하기 좋을 겁니다.

워크플로위에서는 어떤 항목 안으로 들어가서 해당 항목이 제목이 되는 새로운 화면에서 편집할 수 있습니다. 줌인해서 들어가고, 다 썼으면 다시 상위 항목으로 빠져나오죠.

workflowy parent child structure
△더 낮은 범위로 줌인zoom-in할 수 있다

트리 구조에서 어떤 소주제와 그 아래 항목까지만 집중해서 글을 쓰고 싶을 때, 마우스로 제목 블릿을 클릭해서 해당 아이템을 제목으로 하는 하나의 문서로서 화면을 확대해 들어가는 것입니다. 상위 항목으로 올라갈 때는 상위 항목의 제목을 클릭해주면 되고요. 단축키로 하면 더욱 빠른데, Alt + (지금 위치한 소주제로 파고들기) / Alt + (지금 보고 있는 주제의 상위 항목으로 올라가기) 키를 이용합니다.

워크플로위 상하위 항목 단축키로 이동하기
△ 워크플로위의 상하위 항목 단축키로 이동하기

위와 같이 상하위 항목을 닌자처럼 빠르게 드나들며, 확대와 축소를 반복하며 내가 집중하고 싶은 계층 범위에서 글을 쓰는 것이죠. 소설 전체에서 제1장에만 집중할 것인가, 아니면 제 1장의 장면1에만 집중할 것인가, 아니면 장면1의 첫 번째 문단만 일단 볼 것인가 등등…

1.4. 완료된 항목 가리기

GTD 개념의 할일관리 도구를 처음부터 의도한 것은 아니지만, 리스트 형태의 쓰기 도구답게 완료되거나 필요없는 항목을 ‘완료complete’ 처리할 수 있습니다.

완료 처리는 동그란 블릿 옆 (…) 메뉴 버튼을 이용해서 Complete 항목을 선택하거나 단축키를 이용합니다. 완료 체크되면 항목은 사라지는데, 하나씩 일을 완료해가며 항목을 지워 전체 프로젝트를 완성하고자 할 때도 유용하고, 전체 구조에서 더이상 유효하지 않은 내용들을 가리고 싶을 때도 유용합니다. 단축키는 Ctrl + Enter키이며, 취소는 간단하게 Ctrl + Z를 누르는 게 좋습니다.

워크플로위 완료 항목 가리기

항목을 완전히 삭제하는 게 아니기 때문에 이런식으로 완료/보관처리하면, 언제든 지웠던 항목들을 원래의 자리에서 다시 보이도록 함으로써 지금까지 걸어온 길을 파악할 수 있어요. Ctrl + o (영어 알파벳) 단축키를 누르면 완료된 할일 표시 옵션을 켜고 끌 수 있습니다.

워크플로위 완료항목 보이기/가리기

위와 같이 단축키를 이용하면 드문드문 완료한 전체 구조의 중간 항목들 가운데 어디 부분을 어떻게 해나가고 있는지 전체 프로젝트의 구조를 보면서 파악할 수 있습니다. 참고로 완료가 아니라 정말 지우고 싶을 때는 블릿 메뉴에서 Delete 항목을 선택하거나, 단축키 Ctrl + Shift + 백스페이스 키를 이용합니다.

1.5. 항목을 빠르게 이동, 재배치

반드시 익혀야 할 기능으로 재배치/이동 기능이 있습니다. 즉, 이미 써놓은 어떤 항목을 다른 항목 아래로 이동시키거나 다른 곳에 있는 아이템을 끌어오는 것인데요. 키보드로 이 작업을 빨리할 수 있으면 정말정말 생각 정리를 빠르게 할 수 있어요.

워크플로위 마우스 드래그 항목 이동하기
△ 마우스로 항목 이동하기

간단하게 마우스로 아이템을 잡아서 끌어다 놓아도 됩니다만 단축키를 사용하면 닌자처럼 빠르게 할 수 있지요. Alt +Shift + 화살표키를 사용해서 지금 커서가 놓인 아이템을 원하는 곳으로 퀵서비스 배달하세요.

워크플로위 단축키로 항목 이동하기
△ 단축키로 항목 이동하기

위에서 보듯이 매우 빠르게 이동 가능하며, 형제 레벨의 맨 끝에서는 Alt + Shift 키를 누른 상태에서 화살표 / 키로 레벨도 바꿀 수 있습니다. 매우 유용한 단축키이니 꼭 알아두시기 바랍니다.

2. 편리한 부가 기능

외워두면 좋은 단축키가 많은데요, 우선 Help me learn keyboard shortcuts 메뉴를 세팅에서 활성화해주시면 단축키가 생각 안 나면 계속 참고할 수 있도록 메뉴버튼이 하단에 생겨 편리하니 이용해보세요. 또는 Ctrl + ? 키로 언제든지 단축키 안내창을 볼 수 있어요.

2.1. 텍스트 서식

굵게, 기울기, 밑줄 정도는 각각 Ctrl + B / I / U 로 사용하면 됩니다. 많은 텍스트 에디터에서 채용하고 있는 단축키라서 익숙하실 겁니다.

2.2. 즐겨찾기

어떤 항목을 제목으로 그 아래 모든 자식 항목을 묶어서 즐겨찾기로 등록할 수 있습니다. 별(Star) 표시한다고 생각하면 됩니다. 간단하게 해당 항목으로 진입(Alt + )해서 화면 상단의 별표 아이콘을 눌러도 되고, 단축키 Ctrl + Shift + * 도 가능해요.

즐겨찾기 항목은 사이드바에서 STARRED 항목 아래에 바로 뜨기 때문에 쉽게 접근할 수 있습니다. 저는 사이드바는 필요할 때만 펼치고 단축키 사용을 더 선호하는 편인데, Ctrl + ;(세미콜론) 버튼으로 즐겨찾기 항목간 이동을 빠르게 할 수 있습니다. 윈도우에서 알트 + 탭 생각하시면 됩니다. Ctrl + Shift + ;(세미콜론)으로 역방향 룰렛도 돌릴 수 있어요.

워크플로위 즐겨찾기
△ 즐겨찾기 메뉴 단축키로 접근

이 기능은 단순히 자주 찾는 항목에 빠르게 접근하는 용도 외에, 서로 멀리 떨어진 어떤 항목 사이를 빠르게 오가고 싶을 때도 좋습니다. 컨트롤 + 세미콜론, 컨트롤 + 시프트 + 세미콜론으로 휙휙~~ 왔다갔다 하면서 생각을 비교하고 참조하고 정리할 수 있습니다.

또한 Ctrl + ; 키로 창을 일단 띄우고 즉시 타이핑을 하면 워크플로위의 강력한 검색 기능을 즉시 사용할 수 있습니다. 물론 검색창이 따로 있지만 마우스에 손 올리지 않고 검색할 수 있으니 더 빠른 셈입니다.

△ 새 창에서 검색 수행

“야광 우주인”이라고 두 개의 키워드만 넣었는데, 제 메모에서 두 개의 키워드가 동시에 포함된 어떤 항목을 즉시 호출하여 보여주고 있습니다. 대단하지 않습니까! 에버노트노션도 이 정도로 빠르고 정확하고 가볍게 대령해 주지 않아요.

아 그리고 특정 검색어나 태그도 즐겨찾기에 추가할 수 있으니 참고해주세요.

2.3. 같은 레벨 사이 점프

△ 같은 레벨의 항목을 수평 방향으로 이동

같은 형제 레벨 사이를 점프하기 위해서 Alt + Shift + 9/0 키를 사용합니다. 이 기능은 큰 주제 아래에 중간 제목이 여러 개가 있을 때, 중간 제목 사이를 즉시 점프하는 기능입니다. 가령 첵 제목 아래에 1장, 2장, 3장.. 이 있을 때 1장만 나오는 화면에서 2장으로 이동하기 위해 나갔다가 다시 내려가는 게 아니라 수평 방향으로 그대로 이동하는 거죠. 오르락 내리락하지 않아도 되기 때문에 무척 유용한 기능입니다.

2.4. 검색하기

워크플로위는 검색 능력은 짱짱 좋아요. 한글도 잘 검색되고, 특히 검색어에 하이라이트해서 그 단어가 지금 전체 나무의 어떤 가지를 타고 어디쯤에 위치해 있는지 반짝이게 잘 보여줍니다. 이 때 모든 항목을 다 꺼내는 게 아니라 검색어가 들어있는 항목이 소속된 상위 항목의 경로만 보여준다는 점이 대단히 유용하지요.

△ “점프” 단어로 검색

가령 책 내용을 요약한 메모에서 “점프”라는 단어로 검색을 했더니 위와 같이 각 단어가 나오는 맥락이 한눈에 파악되고 있습니다. 4장 Navigate 동계층 메뉴 점프 항목 아래에 …. 리스트간 전환 주제가 있는데 … 그 주제에 대한 내용 중에 형제 리스트끼리 “점프”하면 집중도가 올라간다는 내용이 있다는 것이죠. 단순히 단어를 꺼내는 게 아니라 그 단어가 등장하는 전체 조직 안의 계층적 위치를 파악할 수 있다는 게 얼마나 정보 검색에 유용한지 정말 안 써 본 사람은 몰라요!

검색창으로 즉시 이동하는 키는 ESC키 입니다. 한 번 더 누르면 원래 있던 커서 위치로 돌아오기 때문에 슬쩍 뭐가 있나 검색해보고 원래 위치로 치고 빠지기도 가능합니다. 1) ESC 키로 검색창 이동 2) 검색어 입력, 엔터 안쳐도 대충 뭐가 있나 보임 3) 그 상태에서 ESC키 눌러서 아까 쓰던 위치로 돌아와 계속 글 쓰기~ 손에 익으면 쉽습니다.

물론 위 2)번 단계에서 검색 결과의 특정 항목으로 점프해서 들어가고 싶으면 가면 됩니다.

2.5. 태그 기능

기본적으로 검색으로 모든 내용을 찾을 수 있지만 클릭 가능한 (해시)태그를 달 수 있습니다. #를 앞세워 해시태그를 만들거나, @를 앞세워 컨텍스트 또는 사람 태그로 활용할 수 있는데요. 태그 기호 두 가지 종류를 허용하고, 사용자 마음대로 응용해서 부여하면 됩니다.

워크플로위 태그 자동 추천

태그를 여기저기 매겨놓으면, 위와 같이 # 문자를 입력하자마자 기존에 사용했던 태그가 추천되기 때문에 태그를 일관되게 적용할 수 있습니다. 저는 주로 #맛집처럼 해시태그는 분류 소주제 태그로 활용하고, @엄마처럼 골뱅이 태그는 관련된 사람이나 장소 표시 용으로 사용합니다.

클릭 가능한 태그 기능을 통해 워크플로위는 하나의 가지가 하나의 부모 가지에게만 종속되는 문제를 어느 정도 해결합니다. 작년 여행 계획에 썼던 맛집 정보와, 오늘 데이트의 맛집 관련 노트는 서로 다른 상위 항목 아래에 달려 있지만, 하나의 태그를 통해 화면에 함께 나타날 수 있고 서로 연결된 끈을 갖게 되는 것이죠.

워크플로위 태그 바로가기 메뉴

또한 이렇게 메뉴로도 사용 가능해요. 첫 화면에 태그로 메뉴판을 만들어놓으면 클릭 한 방으로 필요한 여러 항목을 호출할 수 있어 편리합니다. 가령 저는 가장 중요하다고 생각하는 항목에는 #ㅊㅊㅊ 를 추가하는데요~ 그럼 첫 화면에서 이 태그를 클릭해서 요즘 중요하게 다루고 있는 여러 항목들을 그 흩어진 위치에서 모두 불러낼 수 있겠죠.

2.6. 아이템 복제(duplicate)

블릿의 메뉴 항목에 보면 ‘Duplicate’ 항목이 있어요. 복잡한 구조를 그대로 복사해서 하나 더 만들 수 있습니다. 그렇게 해야 하는 이유는 사실 많이 있을 수 있어요. 매년 반복되는 가족 행사가 비슷한 순서로 준비하고 진행된다면 기본 골격을 마련해두고 이 골격을 복사해서 매년 사용할 수 있겠습니다.

키보드 Alt 키를 누른 상태에서 드래그하면 더욱 빠르게 만들 수 있습니다.

3. 기타 유용한 기능

자주 사용하지는 않지만 때에 따라 유용한 기능이 더 있습니다.

3.1. 노트/메모 추가

블릿 아래에 참고용으로 달아놓는 텍스트입니다. 작은 글씨가 예뻐서 부제/소제목처럼 쓰시는 분들도 있는데, 바른 사용이 아닙니다. 텍스트를 외부로 뽑아내거나 변환할 때 이 노트가 제외되기 때문이죠. 애초에 참고/주석을 위한 공간이며 본문의 흐름에서 비껴나와 작성자가 적어두는 포스트잇 쪽지/메모라는 거죠.

△ 본문 텍스트 아래에 회색으로 메모가 추가된 화면

아이템 블릿의 메뉴에서 ‘Add Note’를 선택해서 입력 가능하고 단축키는 Shift + Enter입니다. 빠져나올 땐 단축키를 한 번 더 누르면 쉽습니다.

3.2. 공유하기

특정 아이템과 그 하위 항목을 모두 묶어서 웹에 공유할 수 있습니다. 잘 활용하면 정말 유용해서 구글 문서 공유보다 더 좋을 때가 많았어요.

블릿 메뉴에서 share 메뉴를 선택하면 공유할 수 있는데, 아이폰 앱처럼 모바일 상황에선 항목을 스와이프하면 메뉴를 볼 수 있습니다.

공유 옵션 창에서 링크를 복사할 수 있고, 링크 받는 사람의 권한도 지정할 수 있습니다.

  1. Full access : 받는 사람이 워크플로위 로그인 없이도 항목을 마음대로 추가, 변경할 수 있습니다. 저는 개인적으로 서로 신뢰할 수 있는 소수의 인원끼리 의견을 수합하거나 할 때 채팅보다 이 방식을 사용하면 매우 좋더라구요. 반 아이들에게 상담하고 싶은 요일 옆에 자기 이름 쓰라고 보내주니 차곡차곡 정보가 잘 정리된 표가 금방 완성되었습니다. 자료 수집이 다 되었다 싶으면 공유 옵션을 끄면 됩니다.
  2. Can edit but not share : 이 옵션은 워크플로위 유료 사용자에게만 제공되는 옵션입니다. 이것은 특정 사용자만 지정해서 공유하는 옵션인데요. 친구의 워크플로위 아이디를 알고 있는 경우 해당 사람과만 공유하는 항목을 만들 수 있습니다. 가족이나 동료가 워크플로위를 잘 사용하고 있으면서 다른 사람은 접근하지 못하도록 한 상태에서 협업이 가능하죠. 가령 현장에 간 기자가 보도 데스크에게 1신, 2신 기사를 바로바로 송고한다든가..
  3. Can view : 링크를 받은 사람이 보기만 할 수 있도록 제한합니다. 작성자가 1인이고, 링크를 알고 있는 사람이 이 내용을 실시간으로 관찰하도록 합니다. 경우에 따라 실시간 블로깅이나 현장 중계도 가능하다고 생각합니다.

이런 거 되는 거 많다고 하실 수 있지만, 이게 항목을 생성하고 즉시 링크 얻어 배포하는 편의성과 속도에서 다른 서비스보다 효율적인 편입니다. 특히 하위 항목 아래에 다시 무한히 하위 항목을 생성할 수 있고, 각각의 블릿이 공유 가능한 비밀 주소를 보유할 수 있다는 점이 좋죠.

설명서나 참고 문서 같은 걸 PDF로 뿌리는 것도 좋은데 워크플로위로 다듬어서 링크 생성해 카톡으로 뿌리면 스마트폰, PC, 맥북 가리지 않고 잘 보일 뿐 아니라 처음 받은 사람도 어떤 도구도 설치할 필요없이 아이템을 접었다 피면서 전체 글을 읽어나갈 수 있습니다. 특히 이게 중요합니다. 누구든지 각 항목을 접었다 폈다 하면서 능동적으로 읽을 수 있는 텍스트 뭉치를 전달할 수 있다는 것.

위와 같이 워크플로위를 잘 모르는 사람이 링크를 클릭했을 때 그냥 브라우저에 정리된 항목들이 가지런하게 보이게 되고, 그저 세모를 손으로 눌러 여닫으면서 정보를 손쉽게 파악할 수 있는 거죠. 받아보는 사람이 워크플로위 계정이 있을 경우엔 본인의 리스트 맨 아래에 공유 리스트를 embed 할 것인지 묻는 팝업이 보이게 됩니다. embed를 하게 되면, 본인의 PC 앱이나 아이폰 앱에서 워크플로위를 열어 친구와 함께 공유 문서 협업을 할 수 있습니다. 대단히 편리합니다!

참고로 is:shared 를 검색창에 넣으면 현재 공유링크가 생성되어 있는 항목들이 호출됩니다. 더 이상 공유 상태를 유지할 필요가 없는 항목들을 확인하고 공유를 중지할 수 있습니다.

3.3. 칸반 보드 스타일

2020년 6월 칸반보드 스타일이 지원되기 시작했습니다. 자세한 건 영상을 보시면 감이 오실 겁니다. 시간별 진행 상태나, 어떤 프로세스에서 대기-진행중-완료 등의 상태 표시를 가로 방향 보드에 일목요연하게 표시하고 각 아이템을 카드처럼 다루고자 할 때 유용합니다.

특히 기존의 워크플로위의 컨텐츠를 그대로 유지하면서 보기 화면만 상호 전환할 수 있다는 게 아주 좋아요. 비주얼한 화면에서 작업을 보고 싶다거나, 트렐로 화면이 그리우신 분들에게 유용하지 싶습니다. 저는 개인적으로 이 스타일에 애정이 별로 없어서 ….

3.4. 웹 클리퍼

2020년 7월, 웹 클리퍼 크롬 확장을 출시하였습니다. PC 브라우저에서 현재 보고 있는 웹페이지를 워크플로위에 빠르게 담을 수 있도록 돕는데, 가령 논문 자료 수집하면서 자료 URL과 간단한 메모를 붙여 잔뜩 쓸어 담는 작업을 할 때 에버노트 클리퍼 같은 프로그램보다 더 빠를 수 있습니다. 물론 페이지를 모두 다운로드 받거나 하는 게 아닙니다.

특히 본문 텍스트 선택 영역을 감지한다든가, 모든 노드를 로딩하지 않도록 하여 로딩 시간을 줄이는 등 직접 워크플로위 앱을 띄워두는 것보다 좀 더 가볍고 빠르게 작업하도록 고민한 흔적이 좋네요.

하지만.. 저는 수집되어 들어온 하이퍼링크 텍스트를 추후 수정하는 게 힘들고, 뭔가 확장 프로그램의 안정성에 신뢰가 가지 않아 사용을 보류했습니다.

3.5. 고급 검색 기능

간단한 검색 연산자를 지원합니다.

  • 어린 왕자라고 단순히 입력하면 한 아이템 안에서 ‘어린’과 ‘왕자’가 모두 포함되어 있으나 등장 순서도 상관 없고 꼭 옆에 붙어있지 않아도 검색에 걸립니다. 어린만 포함된 어떤 아이템은 나타나지 않고요.
  • 어린 OR 왕자 라고 쓰면, 한 아이템 안에 ‘어린’ 이란 단어만 들어가도 검색에 나오고, ‘왕자’라는 단어만 들어가도 나옵니다. 물론 둘 다 들어가도 나옵니다.
  • "어린 왕자"와 같이 큰 따옴표 안에 넣으면, 정확히 ‘어린 왕자’라는 단어가 그대로 들어간 경우만 검색됩니다. ‘어린 시절에 만난 왕자 크레파스’와 같은 문구는 빠지는 거죠.
  • is:complete 함께 입력하면 완료된 항목만 검색합니다.
  • complete:7d 라고 검색어와 같이 입력하면 최근 7일 안에 완료된 항목만 보여줍니다.
  • last-changed:7d은 최근 7일 안에 변경된/편집된 아이템만을 골라줍니다.

위 연산자를 섞어서 잘 활용하면 좋습니다. 가령 "어린왕자 번역" 마감 -last-changed:7d 이라고 쓰면 “어린왕자 번역”이라는 문구는 띄어쓰기 포함 정확히 있어야 하고, ‘마감’이라는 단어 또한 그 아이템 어딘가에 있어야 하면서, 최근 7일 안에 내가 건드린 적이 없는 최소 일주일 전에 뭔가 건드렸었던 아이템을 내어놓으라는 말이 되겠습니다.

  • -is:complete과 같이 완료된 항목은 빼라는 명령은 사실 쓸 일이 거의 없습니다. 애초에 화면에서 Ctrl + O를 눌러 완료된 항목을 보이지 않게 하여 검색을 수행하면 되니까요.
  • is:shared는 공유된 항목만 달라는 말입니다. 공유를 너무 많이 해서 쭉 나열해서 보고 공유를 중지할 항목이 있는지 살피고 싶을 때 좋습니다. 이것 또한 다른 연산자와 함께 쓸 수 있고요.

3.6. 편집하며 빠른 커서 이동

맨 마지막 아이템으로 점프하고 싶을 때, Ctrl + End키를 누르세요. 기타 Ctrl + 좌우화살표로 단어 단위 점프 등이 가능하지만 상하키는 이미 아이템 접고 펴는 기능에 할당되어 있어서 평소 워드프로세서에서 사용하던 몇 가지 키와 중복되어 커서 컨트롤하는 데 적응이 좀 필요하더군요. 저는 자주 접었다가 피면서 전체 글의 모양을 보고 이동후 다시 편집 부분만 펼치는 방식을 선호합니다.

4. 워크플로위 고급 사용자 정보/팁

4.1. 모바일 앱의 자료 동기화

기본적으로 오프라인 상황에서 아이폰 워크플로위 앱에서 작성한 내용을 일단 저장해두었다가 나중에 온라인 상황이 되면 동기화 전송하도록 설계했다고 합니다. 한국에 있을 때는 거의 오프라인 모드가 될 일이 없습니다만, 아이패드로 지하철에서 보거나 해외 여행 중에 워크플로위에 작성한 내용이 와이파이 연결되니 무사히 서버에 잘 저장되더군요.

하지만 … 정말 중요한 내용이라면 다른 메모장에도 백업을 남겨두는 게 좋겠어요.

4.2. 날짜 인식

많은 사용자가 워크플로위에 날짜 인식 기능을 넣어달라고 요구해왔습니다. 저는 오히려 넣지 않았으면 했는데… 자꾸 기능이 추가되어 프로그램이 복잡해지고 느려지는 걸 원하지 않았거든요.

어쨌든 이제 워크플로위에서 날짜 인식이 가능합니다. 설정에서 “Dates” 기능을 활성화하면 되는데요. 다양한 입력 옵션, 가령 “today” 같은 단어를 인식하고, 검색창에서도 월별, 요일별 항목을 솎아 불러낼 수 있게 되었습니다. 물론 한글 인식은 안 되고요.

개발자는 아래와 같은 작업을 자주 한다면 날짜를 부여하고, 검색하는 걸 고려하라고 조언하네요.

  1. 복잡한 프로젝트를 하는데 각각 마감 날짜가 뒤죽박죽일 때, 마감일을 입력 후 검색창에서 특정 시점 범위의 항목만 호출 가능
  2. 정말 라이브로 어떤 기록을 할 때, 가령 경기 기록을 쓸 때 유용

자세한 입력 방법과 검색 방법은 블로그 글을 참고하시기 바랍니다.

4.3. 파일 링크 걸기

대부분의 할일관리 도구에는 간단하게 문서나 사진을 첨부할 수 있는 도구가 있습니다. 그러나 워크플로위에는 사진 한 장 첨부하는 게 불가능해요.

이게 정말 불편한 경우 Dynalist 같은 유사하지만 기능이 더 많은 도구로 옮길 수 있겠고, Notion 등의 더 강력한 도구를 활용하는 것도 좋습니다. 하지만 기능이 많아질수록 더 이용방법도 복잡해지고 앱의 속도도 느려진다는 사실을 아셔야 합니다.

저는 워크플로위에 어떤 항목이 반드시 참조해야 하는 이미지나 파일이 있는 경우 처음엔 드롭박스 공유 링크를 따서 넣어주곤 했는데 이제는 그것도 안 해요. 그냥 … “드롭박스 000폴더” 등와 같이 어디에 있는지 힌트만 넣어줘도 전혀 불편하지 않았습니다.

4.4. 아이템 장거리 수송

워크플로위에 거대한 트리 구조의 글 뭉치가 있을 때, 아주 멀리 떨어진 두 항목을 동시에 다루고 싶을 때가 있습니다. 이 때 두 개 모두를 즐겨찾기한 뒤에 수시로 오가면서 작업하거나, 아니면 브라우저에서 창을 두 개 띄우는 방법 등이 먼저 생각납니다.

그런데 출발할 기차역과 도착할 기차역에 임의로 같은 태그를 부여해서 타임루프를 만들어 이동시키는 방법도 괜찮아요. 가령 매우 많이 떨어진 곳에 있는 아이템 두 개에 똑같이 임시로 #이동 태그를 붙여놓고 이 태그로 검색을 수행하면 즉시 두 아이템이 인접한 것처럼 보입니다. 이제 검색 결과 화면 상에서 단축키를 이용하거나 마우스로 끌어서 어떤 내용을 바로 옆집에 있는 것처럼 이동시키면 됩니다. 마치 공간을 휘어서 가까이 붙이는 작업 같다고 할까요. 직접 잘라내어 붙이는 것보다 찾아가는 수고를 덜 수 있고, 실수도 방지할 수 있습니다.

4.5. 내보내기(Export)

블릿 메뉴에 Export 항목을 선택하여 내보낼 수 있습니다. 기본적으로 워드프로세서에 바로 붙여넣으면 보기 좋게 만들어주는 Formatted(서식 그대로 적용된) 타입이 보이며, 이를 Ctrl + C로 복사해서 다른 프로그램에 붙여넣으면 됩니다.

Plain text 옵션은 윈도우 메모장처럼 굵게/기울게 서식이나 블릿 모양까지 완전 배제한 생짜 텍스트만 내보내는 것입니다. 모든 블릿은 빼기 기호(-)로 대체되며, 들여쓰기는 스페이스 두 번으로 대체됩니다. 두 단계 들여쓴 블릿은 스페이스 네 번이 앞에 선행하고, - 기호가 붙습니다. 이를 텍스트 에디터에 붙여넣은 뒤에 다시 스페이스 두 방을 다른 기호나 탭 문자 등으로 치환하는 등 응용하여 사용할 수 있을 겁니다. 구분자로 인식하게 하여 스프레드시트로 제작하는 것도 가능하겠고요.

OPML은 계층 있는 문서를 나타내는 언어로 널리 쓰입니다. 아이폰 앱 Omni Outliner를 비롯하여 마인드맵 프로그램 등에서 널리 이를 지원하고 있습니다. 가령, 워크플로위로 복잡한 나무 구조를 만들어 이를 FreeMind 같은 마인드맵으로 불러들인 뒤, 이제 색깔도 넣고, 사진도 추가하면서 전체 마인드 맵 인쇄본을 제작할 수 있을 겁니다. 거꾸로 아이패드 마인드맵 앱으로 전체 캔버스 위에서 큰 모양을 보면서 개념의 관계도를 완성한 뒤에, 이를 OPML 파일로 뽑아내어 워크플로위로 가져온 다음에 본격적인 본문 쓰기를 시작할 수 있을 겁니다. 복잡한 영어 태그가 있던데 워크플로위로 어떻게 불러오냐고요? 그냥 붙여넣기 하면 쫙 붙습니다!!!!

참고로 서식 적용한 텍스트를 MS Word에서 붙여넣고 번호 매기기 하면 단계별로 넘버링도 잘 됩니다. 이후 서식 좀 만지고 폰트 조정하면 바로 인쇄할 수 있는 논문이 되는 거 아니겠어요! 저는 아주 전문적인 학술 글쓰기의 50% 정도 수준까지 워크플로위로 밑작업을 하여 기본 뼈대와 대강의 블라블라 서술을 만져가며 작업하고 이를 워드로 옮긴 다음에 작성하는 것도 좋다고 생각합니다. 워드프로세서에서도 목차간 이동과 재배열이 안 되는 건 아니지만, 워크플로위처럼 유연하고 빠르게, 상호 검색과 연결과 이동을 닌자처럼 빠르게 … 만들어낼 수는 없는 거 같거든요. 한글(HWP)도 되냐고요? 뭔가 워드만큼 잘 안 되더라구요 ;;

workflowy ms word
△ workflowy to ms word

위와 같이 논문의 초안을 워크플로위에서 모두 사전 작업한 뒤, 워드에서 다단계 목록을 적용하면 순서대로 번호가 쫙 붙습니다. 감동적이야!

4.6. 마크다운 활용

> 2019년 1월 현재 아래 도구는 정상 작동하지 않고 있습니다. 

자체 앱에서 마크다운 내보내기를 지원해주지 않고 있습니다. 사실 프리뷰까지는 바라지도 않아요 ㅠㅠ 그래도 방법이 아예 없는 건 아니어서 워크플로위의 웹 버전에서는 마크다운 프리뷰 구현하는 사람도 있고, Porter for WorkFlowy 확장을 이용해서 특정 아이템 이하 항목을 마크다운 형태로 미리보거나 복사할 수 있습니다.

특히 Porter for WorkFlowy는 강추합니다. 자식 항목이 있으면 마크다운 헤더를 적절하게 붙여주고, 자식 항목이 없으면 부모 아이템 아래에 달린 문단 `

으로 인식합니다. 또한 같은 레벨의 아이템 앞에1.,2.` .. 등과 같이 추가하여 숫자 목록 인식도 잘 됩니다. 덕분에 블로그 원고 작업을 이제 거의 워크플로위에서 하고 있네요.

사실 어떻게든 두 개를 합쳐보려고 노력한 사람들도 있고 방법도 비교적 상세히 공개되어 있지만, 뭔가 다시 복잡성이 늘어나는 걸 좋아하지 않아서 그냥 도구는 그대로 두고 마지막 단계의 변환만 Porter for Workflowy 의 힘을 빌리고 있습니다.

4.7. 할일관리에 대하여…

많은 할일관리 앱에서는 해당 일을 완료해서 치워버리면 애초에 전체 일에서 내가 어느 위치에 있는지 길을 잃은 느낌이었는데, 워크플로위는 지도를 보면서 걷는 느낌을 줍니다.

저는 태그를 사용해 현재 진행중이거나 관심있게 봐야 할 항목을 강조합니다. 시급한 일에는 #ㅁㅁㅁ 태그를, 정말 중요한 일에는 #ㅊㅊㅊ 태그를 달아둡니다. #ㅊㅊㅊ #ㅁㅁㅁ 을 함께 검색하면 가장 시급하면서 가장 중요한 항목이 떠오릅니다. 이런 태그는 워크플로위 첫 화면에 차림표처럼 제공해 바로 클릭할 수 있도록 합니다. 중간 정도의 중요도를 가진 항목은 #ㅊㅊ 로 표시하는데요, 이를 검색하면 #ㅊㅊㅊ#ㅊㅊ를 포함하기 때문에 함께 호출됩니다만 상관 없습니다. 더 중요한 일이 함께 표시되면 그 일을 먼저 처리해야 하니까요.

워크플로위 첫화면 태그 메뉴
△ 상단에 자주 쓰는 태그를 미리 넣어두어 제공한다

물론 위 화면의 Todo 항목처럼 할일만 따로 모아서 관리하는 게 더 쉬울 수 있습니다. 그러나 저는 이 항목 아래에는 단발성으로 잠깐 쓰고 지워도 괜찮을 내용을 쓰고 오늘 할 일을 가이드하는 힌트 쪽지로 사용합니다. 사실 이런 용도로도 잘 쓰지 않는데요. 당장 오늘 잊으면 안 되는 일들은 아이폰에서 알림 기능이 좋은 메모/미리알림/할일관리 앱이 많이 있으니까요.

워크플로위에서 할일을 관리한다는 것은 가령 #ㅊ로 검색했을 때 아래 화면처럼 어떤 맥락에서 어떤 일이 지금 처리되지 않았고 주의를 기울여야 하는지 알 수 있다는 점에 있습니다. 중요 항목들을 전체 지도에서 호출하고 해당 항목들의 태그를 하나씩 지워나가면서 처리하면 전체 그림을 놓치지 않으면서 일을 처리할 수 있습니다.

할일관리를 위해서 날짜 입력이 매우 중요하다고 생각할 수 있는데, 이건 사람마다 다르겠지만 저는 구글캘린더 정도만 되어도 일정을 파악하는 데에 문제가 없어서 워크플로위에서는 복잡하게 날짜 인식을 하나하나 부여하지 않는 편이에요.

그냥 날짜 기입이 필요할 때 yyyy-mm-dd 형태로 텍스트 삽입합니다. 01-과 같이 끝에 하이픈을 달면 1월과 관련된 아이템이 나옵니다. 소풍 2015-01- OR 소풍 2016-02- 이렇게 입력해서 2015년 1월에 소풍 키워드 또는 2016년 2월의 소풍 텍스트를 검색할 수 있을 겁니다.

4.8. 폴더 관리

에버노트는 노트북 개념이 있지요. 노트북은 서로 연관이 없습니다. 별도의 책이죠. 워크플로위에는 노트북 개념이 없고, 노트북이라 부를 수 있는 좀 덩치가 있는 아이템이라도 무조건 부모 아이템에 속해 있습니다. 모든 항목은 사용자 계정이라는 거대한 나무에 종속됩니다. Dynalist는 이러한 개념을 거부하고 하나의 계정 아래에서 서로 완전히 분리된 항목을 생성할 수 있도록 합니다.

거대한 종속 구조를 가진다는 점은 워크플로위의 정체성이기도 하지만, 점점 구조가 복잡해지면 이 뚱뚱한 데이터를 열고 쓰고 탐색하는 게 점점 힘들어집니다. 초기 로딩 시간이 사용하면서 자꾸 늘어나는 걸 느끼게 되는데 이건 뭐 하드웨어 성능과 앱 최적화에 의지해야지요. 또한 탐색은 즐겨찾기와 태그를 사용해서 즉시 복잡한 어떤 하위 항목에 쉽게 들어갈 수 있도록 통로를 마련해야 합니다.

4.9. 아이패드/아이폰 + 블루투스 키보드

아이폰/아이패드 앱이 많이 개선되어 이제 블루투스 키보드만 연결해도 정말 편리하게 사용할 수 있습니다. Tab 키로 들여쓰기, 항목 이동 정도만 익혀도 웬만한 노트 앱보다 이동중인 상화에서 생각을 정리하는 데 이보다 강력한 도구 찾기 쉽지 않다고 생각합니다. 저는 직장에서 회의록 쓸 때 아이폰, 블루투스 키보드 들고 들어가서 워크플로위 앱에다 써요. 다다다다 쓰고, 엔터, 탭, 다다다다, 엔터 … 주제별로 들여쓰고 빠져나오면서 조직화된 기록을 남길 수 있습니다.

5. 워크플로위의 단점에 대한 변명

5.1. 구조 만들기가 피곤하다?

그냥 구글킵처럼 대충 메모 즉시 쓰고 싶을 때가 있지요. 저도 한 번 쓰고 버릴 내용이라면 아무 곳에나 씁니다. 그래도 됩니다. 저도 잠깐잠깐 적어두는 수많은 메모가 어디로 가는지 모릅니다.

그러나 어떤 내용이 특정 주제에 대한 나의 계속적인 탐색의 여정에 놓인 것이라면…. 워크플로위라는 나무 안에 넣는 걸 고려합니다. 여러번 얘기했지만 #사과를 검색했을 때 바구니에 사과만 담아 보여주는 게 아니라 사과가 달려있는 어미 가지 전체를 가져와서 어떤 맥락에서 그 사과가 달려있는지를 보여주는 게 핵심이에요. 따라서 어떤 정보가 나에게 어떤 맥락인지 다시 한 번 생각하라는 게 이 도구가 주는 물음입니다.

워크플로위 검색 결과

위 사진에서 보듯이, ㅁㅁ문자로 검색했을 때 해당 항목만 호출하는 게 아니라 그 문자가 속해 있는 부모 구조를 포함한 전체 구조 속에서 해당 항목의 위치를 파악할 수 있도록 제시하고 있습니다.

5.2. 시급하게 쓰고 빨리 해치우기 어렵다?

워크플로위가 그냥 레벨 있는 아이템을 써내려가는 도구일 뿐 기능적으로 닥쳐오고 밀려오는 할일을 잊지 않게 하는 신속한 할일처리 도구로 유용성이 없다고 느낄 수 있습니다.

그러나 워크플로위를 위해 변명하자면, 오히려 많은 할일관리 앱들이 바로 그 ‘마감’에 집중하기 때문에 더 중요한 것을 놓치고 있을 수 있습니다. 각종 스누즈 기능으로 무장한 무시무시한 할일관리앱들은 심지어 장소나 주소록 맥락까지 인지해서 학교 좌표를 벗어나면 친구 A에게 전화할 수 있도록 알려주겠다고 자랑합니다. 이건 마치, 너무나 일들이 빠르게 지나가고 복잡다단하여 잊지 않으려고 할일관리 앱을 쓰기 시작했는데 어느새 복잡해지고 있는 건 알람의 구조 아닌가 싶습니다.

Todoist는 할일 공유 리스트 기능도 제공하고 첨부파일에 메모 기능도 있고, 폴더 기능에 개별 할일 안에는 세부 항목 리스트 작성까지 배려하고 있지만 …. 결국 ‘오늘’과 ‘이번주’에 밀려오는 작은 아이템들을 하나씩 해치우는 것을 목표로 하고 있습니다. 해치워 완료한 항목들은 물론 다시 검토할 수는 있지만 이 가지의 구조가 2-3단계까지로 단순하여 복잡한 주제와 시점에서 일하는 개인 입장에서 내가 어디를 걷고 있는 건지 판단이 쉽지 않더군요. 가령 저는 교사인데, 학교 — 수업 — 000과목 — 수행평가 —- 1차 과제 진행중 — 아이들에게 이메일로 동물 관련 에세이 받는 중일 때 이런 여러 단계의 가지를 위에서 내려다보면서 지금 한 학기 수업 계획의 어디쯤을 걸어가고 있다는 감을 갖기가 쉽지 않더라는 말이죠.

뭔가 까먹는 이유가 알람시계가 울리지 않아서가 아니고 그 일에 대한 감을 잃어서 그랬을지도 모른다는 가설을 가지게 되었습니다. 357923 라는 불규칙한 숫자를 순서대로 눌러야 하는 일에서 세 번째 숫자가 뭐였더라, 왜 세 번째 숫자를 문자로 받아서 누르기로 했는데 오늘 아침에 문자가 안 왔지? … 와 같은 방식으로 하루를 지내고 있었던 건 아닌지 생각하게 되었죠. 이게 만약 음악이었다면 연주 속도가 느릴지언정 다음 건반을 잊지는 않을 겁니다.

위 두 그림에서 보듯, 워크플로위는 완료된 할일이 어떤 맥락에서 있었고, 전체 구조 속에서 어떤 일을 지워나가는지를 계속 조감하면서 일하게 되는 장점이 있습니다. 원래 나중에 하기로 한 일을 앞질러서 하더라도 전체 계획에서 어디가 지금 끝났고, 아직 밟아가야 할 단계가 어떻게 미완으로 남아있는지 그림을 볼 수 있죠. 그리고 이미 완료된 일을 감췄다가 나타냈다가 하면서, 남은 일에만 집중하며 계속 일을 해 나갈 수 있습니다. 이 그림을 더 작게도 보고, 구름 위로 높이 올라가 내 생활 전체를 내려다보며 그 어떤 전체의 느낌을 가질 수 있어요. 바로 이 점은 내가 일에 대한 감을 잃지 않도록 하고 다음 일에 대한 끈을 가지고 진행 추진력을 유지하게 하는 힘이 됩니다.

그래도 깜박하는 게 사람이니, 필요한 경우에는 하루에 해결할 두세 가지의 중요한 일에 대한 일정 알림을 캘린더 앱이나 별도의 알림 앱에 간단한 메모와 함께 기록해두면 될 거 같습니다.

이런 생각과 관련해서 Workflowy 사용자의 아래 글 을 보게 되었네요. 대충 요약해서 옮기면,

WorkFlowy로 할 일 관리 가능하다. 알림 형태로 마감이 지난 작업이 있다고 알려주는 스마트폰 앱을 따로 설치하는 것은 다시 말해서 눈 가리고 달리는 일과 다를 게 없다. 할일이 몰래 내 뒤로 다가와 나를 덮치게 두는 것이다. 날짜에 따라 어떤 일이 앞으로 놓여져있는지 미리 볼 수 있는 근사한 방법이 갖춰진다면, 적어도 내일 할 일의 목록 정도만이라도 있다면, 마감이 지났다, 오늘이 마감이다 하는 개념들은 중복되고 불필요한 개념이며, 솔직히 말해서 마음만 지치게 한다. 칸반(Kanban) 시스템은 가장 생상적인 할일 관리 방식 중 하나인데, 두 가지 원칙만 표방한다. 1) 일의 순서를 시각화한다. 2) 현재 할 수 있는 일만 건드린다. Workflowy는 이러한 칸반 시스템을 적용하기에 정말 좋은 도구이다. 골똘히 생각해라. 따로 다른 앱으로 나가지 않고 Workflowy 안에서 할일을 관리할 수 있는 방법을 찾을 수 있을 거다. 어떤 앱에서 할일 마감을 알려주는 기능에만 의존해서 그 일을 처리한다는 것 자체가 닥쳐오는 일이 무엇인가를 제대로 보여주는 기능이 그 앱에 없다는 말과 같다. 최소한 오늘 / 다음주 / 이번 달 정도의 폴더 정도가 있어야 일이 되어감을 최소한 느낄 수 있을테고 조금 더 논리적인 흐름을 볼 수 있을 것이다. (하지만 워크플로이는 그보다 훌륭하다).

– Frank, Workfloy Blog

6. 워크플로위 유료플랜 후기

시험 삼아 한 달 유료 플랜(6천원)을 질러서 사용했는데, 사실 무료 사용자도 핵심 기능을 거의 다 쓸 수 있어서 불편하지 않습니다. 무료 사용자가 해결해야 할 건 월 500개로 제한된 아이템 제한이 가장 큰 문제인데, 자신의 추천링크 페이지에 표시된 가입 링크를 통해 친구를 초대하면 계속 이 제한을 늘려나갈 수 있습니다. 근데 누구나 이메일 3-4개 정도 있잖아요? 네이버에 하나, 다음에 하나… 이렇게 몇 개만 자기 추천을 돌려도 ;;;;; 한 달 입력 1,000개 정도는 금방 확보할 수 있어요. 저는 진짜 엄청 쓰는데 1000개 아이템 쓰는 거 쉽지 않습니다.

그래도 유료 쓰면 뭐가 좋은가?

6.1. 드롭박스 백업

유료 사용자는 드롭박스 백업 기능을 제공합니다.

백업 폴더를 따로 지정할 수는 없고, Dropbox/Apps/WorkFlowy 에 저장되는데, PC에서 해당 폴더에 들어가면 텍스트 파일이 보이네요.

텍스트 파일을 여니까 워크플로이에 있는 모든 글들이 백업되어 있습니다. 일부러 글자 축소했습니다.

워크플로위 드롭박스 백업

Notepad++에서 열었는데, 탭키가 잘 적용되어 보기 좋게 정렬되어 있는 것을 볼 수 있네요. 플레인텍스트 파일이라 접었다가 펴는 건 안 됩니다.

장점은, 1) 자신이 워크플로위에서 작성한 전체 자료 플레인텍스트 파일을 자동으로 업데이트하면서 가질 수 있다는 점. 어디서든 열어서 볼 수 있고, 텍스트 검색도 용이하다 2) 탭키 적용된 형태라 간단하게 전체 선택 – 복사하기를 통해 다른 계정의 워크플로위로 이사하거나, 복구하기 쉽다. 3) History 폴더에 모든 버전의 .txt가 날짜별로 계속 쌓이는 구조인데, 특정 날짜 기준 전체 노트의 모습으로 즉시 돌아가기 위해 해당 날짜의 파일을 열고 계정에서 불러오기 하면 될 거 같음.

단점은, 1) 하루에 한 번 백업해준다고 생색내는데, 그 정도 주기라면 필요할 때 직접 다운로드 받아도 될 듯. 2) 히스토리도 지메일 받아보기 무료 옵션으로 대체 가능 3) 레벨별로 넘버링해주거나, 마크다운 포맷으로 3레벨까지는 위계를 표현해준다거나 하는 옵션이 아쉽다.

총평 : 수천 개의 아이템이 생성되면서 전체 구조가 복잡해지면, 날짜별 자동 백업이 드롭박스의 히스토리 폴더에 계속 시간순으로 축적되는 것은 확실히 유용할 거 같지만, 전체 자료 유실 방지를 위해 백업하려고 프로 가입하는 건 좀 돈 아까운 거 같네요.

6.2. 비밀 공유

프로 기능 선전하면서 나온 말에, 프로 계정 가입하면 ‘password protected share’ 가능하다고 되어 있습니다. 저는 이 말이 기존에는 링크 주소를 따면 해당 링크 주소만 알아도 누구나 로그인 없이 리스트를 보거나 편집할 수 있도록 할 수 있는데 프로 계정의 경우에는 패스워드를 쳐야지만 접근할 수 있도록 만드는 게 가능하다는 뜻이라 생각했어요. 친구들에게 링크 뿌리면서 패스워드 치고 들어가서 읽어봐 ~ 그런 기능 말이죠

뚜껑을 열어보니, 해당 기능은 그냥 링크를 이메일로 보내는 기능입니다. 무료 사용자가 공유링크 만든 다음 이메일 앱 열어서 친구에게 보내는 거나 워크플로위에서 비로 이메일 전송하는 거나 거의 같아요.

링크를 받은 사용자는 누가 어떤 리스트를 당신과 공유하고 싶은데, 보고 싶으면 링크를 눌러라. 단, 내용을 보려면 당신이 먼저 워크플로이 계정으로 로그인을 마쳐야 한다고 안내받지요. 즉, 링크 주소만 안다고 해서 내용을 볼 수 없고, 처음에 공유한 사람이 특정한 그 사람이 워크플로이 계정으로 로그인을 해야만 볼 수 있는 시스템입니다.

이 기능의 바보같은 점은, A가 워크플로이를 사용하고 있는데, 비공개로 공유하고 싶어서 프로 계정에 가입한 경우에 …. 그리고 B의 이메일 주소로 리스트를 공유하고 …. 그리고 B가 이메일 링크를 클릭해서 브라우저로 열었는데, 아뿔사 5분 전에 해당 브라우저 세션에 workflowy.com 으로 동생 C가 로그인 후 작업을 하고 있었고 로그아웃하지 않은 상황. B는 그것도 모르고 브라우저에서 A가 공유해준 리스트를 보고 ‘add it to my account’를 눌렀다. 이제 이 리스트는 C에게 공유되었다!!! …. 와 같은 상황이 가능하다는 겁니다.

무슨 말이냐면, 전혀 사적 공유 시스템이 아니라는 얘기입니다. 심플노트는 심플노트를 쓰고 있는 친구와 특정 노트를 공유하는 순간 친구가 별다른 조치를 취하지 않아도 본인의 심플노트를 열면 새로운 공유 노트가 보입니다. 구글킵 사용자의 경우 상대방의 구글킵 아이디(지메일)를 알고 있다면, 즉시 공유 가능하고 공유받은 사람은 본인의 구글킵 앱을 열기만 해도 즉시 알림을 받거나 공유된 노트를 볼 수 있죠. 구글 드라이브도 마찬가지. 링크 주소만 알면 즉시 편집가능하도록 공유 주소를 얻어 뿌릴 수도 있고, 특정 사용자 아이디를 지목해서 그 사람이 바로 자료를 볼 수 있도록 하고 협업할 수 있어요.

그러나 워크플로위는 친구의 워크플로위 아이디를 알고 있고, 친구의 아이디를 정성스럽게 적어서 공유해도 친구가 본인의 워크플로위 앱을 열었을 때 공유된 리스트를 즉시 볼 수 없습니다. 반드시 공유받은 사람이 1) 본인의 이메일 편지함을 열어야 하며, 2) 링크를 클릭하고, 3) 클릭하면 뜨는 브라우저 창에서, 4) 본인의 워크플로위 아이디로 제대로 로그인을 해야 볼 수 있습니다. 이 과정에서 이 복잡한 링크 주소가 유출되면 내용이 빠져나가는 것을 막을 수 있는가? 없어요! 누구나 본인의 워크플로위 아이디 하나를 만들어서 로그인하면 내용을 볼 수 있는 게 말이 되나요! 로그인해 보려고 하면 너는 이 문서를 공유하기로 작성자가 선택한 사람이 아니라고 겁 해야 맞지요!

즉, pro 플랜에서 제공하는 password protected share는 패스워드로 한 단계 보안을 높힌 것이 아니라, 오히려 패스워드 없이도 볼 수 있는 기능을 제거한 편에 가깝습니다. 귀찮지만 아이디만 하나 만들면 내용을 볼 수 있는 이상하게 생긴 공유 주소를 우리가 뭐라고 불러야 하죠? 그냥 익명의 다수가 모두 볼 수 있는 공개 주소와 다를 바 없고, 링크주소로 전달받은 편집 참여 가능한 리스트를 내 워크플로위 리스트에 삽입embed하는 일은 이미 무료 사용자도 가능한 기능입니다. 크롭앱이나 스마트폰 앱 안에서 가족의 아이디를 적어넣는 것만으로, 작업하던 가족이 즉시 타나난 리스트를 열람할 수 있게 되는 기능 업데이트가 절실합니다. 협업에 대해 이 회사가 진지하게 생각하고 있다면 말이죠.

기존 공유 시스템 자체가 사실 문제가 있습니다.

  1. 먼저 공유리스트는 본인의 작성 아이템 수를 차지합니다. 한 달 사용 가능한 아이템 수에 카운팅 되는 것. 그 말이 무슨 말인가? 공유된 글 또한 본인의 자료 아이템으로 인정한다는 말. 하지만 사실 공유리스트는 텍스트 자료 그 자체를 사용자에게 소유하도록 허락한 게 아닙니다.
  2. 공유 리스트는 embed 된 형태로 들어옵니다. 무슨 말이냐면 여러분이 블로그에 유튜브를 삽입할 때 블로그에 실제로 동영상을 올리는 게 아니라 유튜브 사이트에 있는 영상을 연결해서 보여주는 것이죠. 유튜브에 해당 영상을 업로드한 사람이 영상을 지우면 내 블로그에 삽입한 영상도 안 나옵니다. 워크플로위 협업 리스트가 그렇게 되어 있습니다. 최초에 공유한 사람이 공유를 중단하는 순간, 모든 아이템이 삭제되고 해당 자리에 “원작자가 삭제했다”는 문구만 남게 됩니다. 이것은 불합리해 보이는데, 보통 인스타그램, 트위터, 유튜브 같은 건 원작자의 자료를 삽입하는 형태로 널리널리 퍼져나가지만, 구글드라이브나 심플노트 공유처럼 텍스트나 문서를 공유하는 많은 시스템은 공유문서함에서 다루는 자료를 내 문서의 용량을 차지하는 실제 자료로 다루면서, 공유/협업하는 사람과 연결이 끊겨도 지금까지 작업하던 자료는 남겨주는 게 관례인 거 같거든요.
  3. 물론 워크플로위 가 꼭 기존 텍스트 공유 서비스처럼 해야 한다는 이유는 없어요. 하지만 적어도 협업 중인 리스트가 공유 중지되기 전에 구글독스처럼 공유문서함에 있는 자료를 실제 내 드라이브 용량을 차지하는 내 문서로 옮겨올 건지 선택하게 하는 기능이 있어야 한다고 생각해요. 내 리스트로 옮기기 전에는 임베드만 되어 있고 내 아이템 카운팅에 포함되지 않아야 하고, 내 리스트로 넣은 뒤에는 처음 공유 걸어온 사람이 갑자기 공유를 중단해도 그 시점까지의 자료는 남아있어야 하는 거 아닐까….
  4. 결론적으로 Pro 계정으로 온다고 해도 공유/협업을 구성하고 관리하는 데 있어서 편리해지는 것은 없어요. 현재 워크플로위의 공유 기능도 사실 완벽하지는 않지만 충분히 활용할 수 있고요. 유료 사용자에게 오직 공유할 리스트에 접속할 수 있는 주소를 앱 안에서 전송해주는가 따로 보내는가의 차이만 있죠. 결국 이메일 전송 기능으로 한 달에 6천원을 지불할 것인가 묻고 있는 셈인데 노노노.

6.3. 워크플로위 전용 테마?

초라합니다. 게다가 웹 버전에 배경색 정도 추가해주고 .. 참.. 생색을 내는군요…

크롬앱에는 그나마 웹버전에 적용된 테마배경 등이 보이지 않아 아무 것도 느껴지지 않습니다. 다만 크롬앱 에디터 테마를 다크테마로 적용하는 건 저도 즐겨하고 있습니다. 밤에 글쓸 때 좀 도움 됩니다. 근데 그냥 크롬 확장 깔아도 적용할 수 있어요. 이것 때문에 돈을 쓰기는 좀.. 차라리 사용자 테마나 기존 테마 수정(폰트크기, 배경색) 권한을 주면 좋을텐데요.

워크플로위 다크 테마
△ workflowy 다크 테마를 크롬 확장으로 적용한 모습

6.4. 더 빠른 지원 약속?

유료 사용자에게 당연한 의무 아닌가요? 그러나 질문 하나 던졌는데 5일만에 답변해주더군요. 이게 무슨 초고속 고객 서비스인지… 내가 한국에 살아서 그런가, 여기 사장님에게 한국에서 실물 택배가 얼마나 빨리 오는지 가르쳐드리고 싶네요.

결론: 유료 플랜 사업 계획이 잘못되어 있으며, 삽질하고 있는 거 같습니다. 돈 아깝고 그마저 나쁘지 않은 기능도 한 달에 6천원 내고 쓰라니… 이놈들아 돈3천원이면 구글드라이브가 100GB다 이놈들아.

7. 워크플로위 유사 서비스/앱

워크플로위가 할아버지 격인데, 계속 경쟁자들이 나오고 있습니다. 상황에 따라 더욱 좋은 선택이 될 수 있습니다.

Dynalist.io : 굉장히 이쁘게 잘 만들었습니다. 핵심 개념은 워크플로위와 같고, 마크다운을 기본 지원해요. 협업/공유도 간편합니다. 분량 제한도 없음. 돈 내면 드롭박스 백업 + 이미지와 파일 첨부까지 가능해요. 아이폰, 안드로이드 앱 지원합니다. 저는 왜 안 쓰냐고요? 워크플로위보다 느려서요!

Checkvist : 역시 개념은 워크플로위와 비슷. 마크다운 지원.iCal 포맷까지 지원하고 … Zapier 에 채널까지 연동…기본적으로 오픈인 듯 합니다. 리스트 아이템 분량 등에 제한이 없고요. cd 입력해서 키보드만으로 마감 일정까지 엄청 빨리 입력 가능하죠. 모든 리스트가 서로 종속되어야 한다는 고집을 버리고 리스트별로 노트처럼 작성하고 지난 리스트는 아카이브(보관처리) 가능합니다. 유료 가격은 한 달에 4달러이고, 1기가 첨부파일 용량, 반복일정 입력, 마감 알림(due alert) 기능이 들어갑니다. 대단히 훌륭한데 네이티브 앱이 없고 모바일 페이지만 제공합니다.

OmniOutliner2 : 아이폰앱입니다. 기능도 우수하고 개념도 좋은데, 가격이 33달러에 맥북에서 같이 쓰려면 또 몇 만원이 깨지고 … PC에서 접근 불가. 탈락!

Moo.do : 기능도 좋고, 워크플로위 데이터 불러오기까지 제공합니다. 실시간 협업도 되고, 아이템 개수도 무제한. 그러나 너무 많은 기능을 넣으려고 한 건지 UI가 정신사나워졌습니다. 아이폰앱도 적응이 안 되어 탈락.

Mindomo : 일단 마인드맵 협업 도구라서 제외하려고 했는데 누가 워크플로위 대신 쓴다고 해서 좀 둘러봤습니다. 프로그램을 내려받아 설치해야 하는 과정 자체가 좀 부담스럽고, 클라우드 기반 맵을 무료 사용자는 마음껏 사용할 수 없어요. 다른 온라인 마인드맵 협업도구에 비해서도 저렴하지는 않아 보입니다.

Calculist : 워크플로위 + 수학 변수 개념을 통합한 툴로 보입니다. x가 2라고 하자… 뭐 이런 선언을 통한 논리적 계산을 리스트 문서 안에 구현합니다. CSV 자료 임포트, LaTex 까지도 지원하네요. 프로그래머의 마인드가 필요한 툴로 보이며, 제 능력을 넘어서는 거 같아서 탈락 ㅋㅋ 로컬에 내려받아 설치해 사용할 수 있는데 아이폰 등에서 연속해서 편집하기 힘들어서 탈락.

Unit.ms : 아이폰앱인데 지나치게 심플한 것도 문제. PC 앱 미제공. 탈락.

8. 총평 – 워크플로위

2020년 현재, 요즘 메모 앱 지형이 이 글을 처음 쓴 2017년 이후 많이 달라졌습니다. 영원이 건재할 것 같았던 에버노트를 이탈하는 사람들이 보이기 시작했고, 신흥 강자 Notion 앱은 정식 한국어 서비스까지 시작했네요.

저도 노션 공부를 좀 해보니까 그 강력함과 미려함에 혹해서 워크플로위의 모든 자료를 import해서 노션 하나에만 의존해서 좀 지내보았지요. 그러나, 결국 다시 워크플로위로 돌아왔습니다.

저는 메모가 필요할 때 그 즉시 접근 가능한 신속성이 중요합니다. 노션의 무게감은 감당이 안 되더군요. 또한 워크플로위 위에서 키보드를 사용해서 줌인/아웃 하면서 특정 범위에 집중한 뒤 치고 빠지는 게릴라전 글쓰기가 몸에 익은 저에게 노션 환경은 구성과 꾸미기에 들어가는 노동력이 저를 피곤하게 만들었습니다.

수 년이 지났지만 워크플로위 서비스가 잘 유지되고 있고 조금씩 발전하고 있다는 사실에 감사합니다. 검색도 빠르고, 자료 유실 경험도 없으며, 한글 인코딩 문제도 겪은 적이 없습니다. 이제 너무나 깊숙하고 뿌리 깊은 나무가 되어버려서 워크플로위 안에 심은 큰 나무 자체가 제 삶이라고 느껴질 정도입니다. 에버노트, 노션은 서비스가 좋은 것을 제공하고 제가 배워 적응하는 것이었다면 이 간단한 들여쓰기 내어쓰기 도구는 신속하고 빠르게 제 머리에 맞춰서 제가 상상하는 사고의 방향과 모양 그대로 큰 나무로 자라고 있네요.

(2017년 1월 작성)
(2017년 2월,깨진 그림 보충과 오타 수정)
(2019년 1월, 오타 수정 등. 2019년 9월 레이아웃 조정)
(2020년 8월 내용 보강)