종이 노트의 장점을 구글킵, Workflowy에 적용하기

Bullet Journal – 오프라인 노트를 Todo 앱처럼 구성하다

오프라인 노트를 다시 생각하기

최근에 재밌는 사이트를 하나 발견했네요. Bullet Journal이란 곳인데, 한 마디로 “항목에 점을 찍어 할 일을 종이에 적되, 이를 유연하게 관리하고자 오프라인 종이 노트를 어떻게 구성할 것인가”에 대한 아이디어를 소개합니다.

과거에 양지다이어리 같은 걸 보면 종이 노트,다이어리,스케줄러라는 게 결국은 사용자의 다양한 요구를 반영하려고 노력하다보면 다양한 판형과 구성으로 라인이 흩어지게 되지요. 매일매일 쓰는 줄노트 칸을 많이 만들어줄까, 커다란 월간 달력이 좋은가 아니면 주간 보기가 좋은가 …. 아니면 필요에 따라 낱장을 구매해서 구성하도록 할까 등등~

이에 비해 온라인 할일관리 도구는 할일을 하나의 아이템처럼 다루어 이를 체크하여 처리해간다는 관점에서 기본적인 원칙을 공유하고.. 사실 알고보면 내용상 동일한 목표를 지향합니다. 할일을 적는다 – 체크하여 없앤다 – 중요도에 따라 분류한다 — 미루거나 정렬하면서 다가오는 할일을 비워낸다는 게 이른바 GTD의 핵심 아니겠어요? 매일 쏟아지는 할일이 엄청난 현대에 종이 다이어리는 아무리 커스텀 디자인을 적용한 것이라 해도 중요도에 따라 분류하고, 마감을 조망하고, 재빨리 기록하는 데 있어서 스마트폰 앱을 따라가기가 쉽지 않죠.

하지만 또 생각해보면 오프라인 노트를 계속 쓰는 사람들은 그 장점을 말합니다. 손으로 쓰는 행위 자체가 아이디어를 풍부하게 뱉어내기에 좋죠. 또한 촤르륵 넘기면서 일이 되어가는 과정에 대해서 어떤 감을 가지게 되는데, 스마트폰 앱은 하나씩 체크박스를 처리하기는 해도 손에서 느껴지는 써내려가고 고민하고 있으며 해내고 있다는 아날로그적인 느낌을 받는 것과 거리가 멀 수 있습니다.

불릿 저널 개념

소개 영상을 보면 자세히 설명되어 있는데, 항목으로 할 일을 아이템처럼 다룬다는 점과 중요한 일에 별 표시하는 등 온라인 도구의 간편하고 작은 단위 글쓰기 습관을 종이로 옮겨옵니다.

bullet journal idea
항목에 점을 찍어 표시하고 이를 유연하게 관리하고자 하는 오프라인 노트 전략

하지만, 종이 노트이기 때문에 펼쳐내는 판 짜임이 이 아이디어를 매력적으로 보이게 만드는 부분입니다. 전체 개념과 레이아웃에 대해 요약하면,

  1. 종이노트의 불리한 점은 달력으로 펼치면 주제별 또는 중요도순으로 보기 힘들고, 너무 미시적으로 기록하면 마감에 따른 시간순으로 다시 정렬해서 보기 힘들다는 점이다. 할일을 하나씩 적어나가면서도 과거-현재-미래에 대한 감을 잃지 않고 종이 스케줄러를 쓸 수는 없을까?
  2. 양면이 빈 페이지를 INDEX 라고 제목 달아 놓기. 전체 노트의 개요/페이지바로가기 장이다.
  3. 넘겨서 또 다른 양면 빈 페이지를 Future Log 라고 이름 붙이기. 가령 6개월짜리 노트로 사용할 거라면 양면 3칸씩 나눠서 펼치면 6개 칸이 나오게 한다.
  4. 인덱스 페이지에 Future Log 가 몇 페이지에 있는지 써준다.
  5. Monthly Log 를 시작한다. 왼쪽에 날짜와 요일을 쭉 내려 쓰고, 오른쪽에는 해당 월에 해야 할 일을 순서대로 적어본다.

  1. 할일은 기본적으로 앞에 점을 하나씩 찍어가면서 항목을 구분하도록 하고, 가령 이런 식으로 Monthly Log 를 구성하면 앞의 인덱스 페이지에 해당 월을 표시해주도록 한다. Monthly Log 는 이번 달 할 일을 크게 내려다보면서 언제할까 생각해보게 한다.
  2. Monthly Log는 최초 월만 작성하고, 그 뒤에 바로 Daily Log를 시작한다.
  3. Daily Log 는 앞에 있는 Monthly Log 를 참고해서 간단하게 날짜 적고 오늘 할일을 불릿 찍어가면서 적으면 된다. 약간의 기호 변형이 가능한데, 가령 점 찍으면 그냥 할일, 동그라미 크게 그리고 쓰면 오늘 시간 약속 잡힌 이벤트, 작대기 하나 (-) 긋고 쓰면 참고 노트 등등… 자기가 쓰기 나름임. 정말 중요한 일을 앞에 별표시도 가능하겠다.

  1. 날짜를 진행하면서, 앞을 넘겨 이번 달 할일을 계속 점검하고, 못 한 일은 다음 날에 다시 옮겨적어가거나 다음 주로 미뤄가면서 … 완료한 일에는 X 표시해서 지워가며 계속 진행한다.
  2. Daily Log가 끝나가는 월말 즈음에, 종이를 넘겨 다음 달의 Monthly Log를 만든다. 앞 장의 Daily Log를 훑어보면서 아직 완료되지 않은 일을 점검하고, 이번 달에 이어서 할까 말까를 스스로 물어본 뒤에 버릴 건 버리고 가져올 일에는 화살표시를 한 뒤에, 새로운 Monthly Log 오른쪽 페이지에 이번 달에 이어서 할 일 목록으로 등재한다.
  3. 만약 어떤 일이 3개월 후의 일이라면 어떻게 할까? 아직 Monthly Log 페이지가 없는데 말이죠. 이 때는 Future Log 페이지의 해당 월에 간단히 잊지 않도록 적어둔다. 이렇게 하면 그 달이 되기 전까지 계속 그 일을 생각하지 않아도 되어 머리가 가벼워지는 효과.
  4. 일반적인 노트, 회의 내용 요약, 사고 싶은 책 목록은 어디에 적을까? 노트 후반부에 Collection 페이지를 만들고 주제를 붙인 뒤에 이를 인덱스와 연결해서 바로 찾아가기 쉽게 페이지를 적어둔다.

불릿 저널의 장점과 한계

사실 저는 종이 노트의 한계는 검색이 힘들고, 분실시 복구 방법이 없으며, 텍스트 기반 정보의 입력 속도와 수정과 관리에 있어서 너무 크다고 생각하지만 … 불릿저널의 장점이 빛나는 지점이 확실히 있어 보입니다.

장점

  1. 펼쳐보는 맛 + 디테일 챙기기 : 종이노트는 일단 펼쳐보는 맛이죠. 높은 곳에서 내려다보면서 대충 이 정도 왔구나~ 하는 감을 잡는 건 모니터가 아무리 크다고 해도 종이노트가 주는 감정과 속도를 따라가기 힘듭니다. 종이를 촤르륵 넘기며 원하는 곳을 인덱스로 빠르게 찾아내고 다시 앞으로 촤르륵 넘겨서 달력에서 언제쯤 다음 행사가 있는지 보는 이 행동은 스마트폰 앱을 켜서 손가락을 탭탭하는 것보다 의외로 빠를 수 있습니다. 근데 불릿노트는 인덱스 – 퓨쳐 로그 – 월간 기록 – 일간 기록의 유기성을 지켜내려고 노력하고 있죠. 6개월 단위의 조망 — 이번 달 할일 — 어제오늘내일 할일을 오가며 관리하면서도 인덱스 페이지를 통해 온라인 노트의 색인 기능을 놓치지 않으려 합니다.
  2. 유연한 레이아웃 : 매일 기록 페이지를 미리 분할하지 않고 필요에 따라 빈 종이를 나눠쓰도록 하고, 월간 기록도 한 달이 끝나가는 즈음에 다음 페이지를 추가하게 됩니다. 기존 디자인된 노트를 사는 것보다 훨씬 유용하게 지면을 관리하게 되겠죠.
  3. 미루기와 중요도의 구분 : 스마트폰 앱은 중요도에 따라 하루 일을 재정렬하거나 시간 순으로 오늘 일과 다음주의 일을 재정렬하기 쉽습니다. 하지만 불릿노트에서도 기록하는 사람이 잊지만 않는다면 퓨처로그 – 월말에 남은 일 마감하는 시간을 통해서 미완성 작업을 옮기는 행위가 일어나기 때문에 괜찮은 거 같아요. 특히 이게 중요하다고 생각하는데 … 스마트폰 앱은 미룬 걸 그대로 두면서 방치하기 쉽거든요. 불릿노트는 월말에 적어도 다음달 판을 짜면서 버릴 일은 버리고, 반성하는 시간을 ‘오프라인 + 종이를 앞에 두고’ 할 수 있다는 게 장점으로 보입니다.

한계

  1. 피곤한 인덱싱 : 노트를 추가하거나 완성해 가면서 인덱싱 페이지가 커지는데, 이런 방식은 유기적인 노트 작성자에게는 좋을 수 있어도 카드형 노트 작성을 선호하는 저와는 좀 안 맞습니다. 저는 마구 써넣고, 검색해서 필요하면 찾는 성격인데 온전한 정신을 유지해야 하고 이미 적기 시작할 때 그 노트를 데일리 로그에 적어야 하는가, 컬렉션에 적어야 하는가, 아니면 퓨쳐로그인가를 고민해야 하는 점이 노트 기록 자체를 방해하는 기분이 듭니다.
  2. 검색 : 역시 지난 수많은 데일리 로그의 기록 가운데 특정 단어로 검색이 불가능하다는 점. 종이 노트의 태생적 한계이죠.
  3. 홈페이지에서는 인덱싱, 태그 검색 등에 대응해서 불릿노트용 스마트앱을 만들었더군요. 인덱싱 페이지를 스캔하고 이를 데이터화해서 검색 도움을 주는 앱을 만들자는 건데 … 글쎄 그럴거면 처음부터 온라인 노트 작성이 낫지 않을까 생각이 들지요.

Workflowy와 구글킵에 불릿노트의 아이디어를 적용해보기

요즘은 에버노트도 포기하고 구글킵 + Workflowy만 왕창 쓰고 있는 저는 불릿저널의 장점과 온라인 노트 애플리케이션의 장점을 합쳐보고 싶어졌습니다.

1) 인덱스 페이지 만들기 – Workflowy의 경우

불릿저널에서는 맨 앞이 인덱스 페이지입니다. INDEX 페이지를 통해서 Future Log, Monthly Log, Collection(레퍼런스 노트)에 빠르게 접근하자는 거죠. 인덱스 페이지는 앱을 실행할 때 즉시 점프할 수 있도록 처음에 제공되어야 합니다.

Workflowy 에서 널리 쓰이는 방법은 맨 첫 페이지에 태그 차림표?를 만드는 겁니다. 저는 중요도(#ㅊ, #ㅊㅊ)나 시급한 정도(#ㅁ, #ㅁㅁ)에 따라 노트에 마크를 붙이는데 이러한 노트를 즉시 호출할 수 있도록 앱의 첫 페이지에 태그 모음을 마련해서 즉시 클릭가능하도록 하고 있습니다.

또한 불릿저널에서 퓨처로그나 월간로그로 점프하는 페이지를 인덱스에 적어주는 것처럼, 월별 할일 타래에 태그를 붙여주고(#18-4월), 이를 맨 위 차림표에 책꽂이처럼 꽂아두면 월간로그로 가는 페이지를 인덱스에 적어주는 효과를 볼 수 있겠네요. 특히 현재 진행되는 달은 불릿노트에서 집중해서 써내려가는 것처럼 맨 위로 올리고, 상위 불릿에 Shift + Enter로 note 칸에 진입해 월별 로그의 오른쪽 페이지에 적는 이번 달 해야 할 일의 대강을 적어보았습니다.

퓨처로그는 따로 만들기보다는 ‘더 이후에..’ 항목 아래로 감춰둠으로써 집중이 흩어지지 않게 했고, 필요한 경우 열어서 임박한 수 개월 후에 신경써야 하는 항목들을 볼 수 있게 하는 거죠.

Workflowy는 단축키를 이용해서 쉽게 항목을 다른 항목 아래로 복속시키거나 이동시킬 수 있기 때문에 월말에 이미 완료된 할일을 지우고 다음 달로 넣는 건 쉬운 작업입니다. 그리고 불릿저널에서 데일리로그 화면은 이번 달 항목으로 진입하는 것만으로도 날짜별로 항목을 수정, 재정렬해가면서 편하게 적을 수 있죠.

2) 인덱스 페이지 만들기 – 구글킵의 경우

구글킵은 에버노트처럼 폴더/노트북 안에 노트가 있고 체계적으로 정리하는 개념과 좀 다르죠. 매번 파편화된 카드가 난무하고 이를 완료하면 보관처리하고 유연하게 사용하자는 데 가깝습니다.

이를 보완하기 위해 불릿저널의 아이디어를 적용해서 인덱스 카드를 언제나 최상단 좌측에 고정하는 것을 추천합니다. 가령 저는 중요도에 따라 구글킵에서 해시태그(#111, #222, #333)를 사용하는데, △ 숫자 111 과 같이 태그를 지정하면 태그 목록에서 맨 위로 올라가서 클릭하기 좋고, △ 입력하기도 쉽고, △ 구글킵에서는 새로 생성하는 카드가 자꾸 이전 카드보다 더 위로 배치되기 때문에 중요하지만 자꾸 아래로 밀려나는 카드를 바로 모아서 보기 좋습니다. 이 카드를 매번 가장 왼쪽 위로 두기 위해서 드래그하는 일이 귀찮기는 하지만요.

일단 위와 같이 처음 화면에서 #111 을 클릭하여 즉시 최우선순위 카드를 호출할 수 있게 됩니다.

물론, 메뉴를 열었을 때 태그 목록에서도 가장 위를 점령하게 되어 호출이 편하지요. 단축키 / 눌러 검색창 띄웠을 때도 최상위 라벨이 클릭하기 좋게 표시되므로 숫자로 중요도 태그 만드는 거 추천합니다. 이런 식으로 아직 보관처리되지 않은 수많은 카드 가운데 특히 먼저 유념해서 처리해야 할 카드들을 모아놓은 화면으로 점프가 가능합니다.

다른 방법으로는 색깔을 활용하는 방법도 있습니다. 구글킵의 카드는 배경색을 바꿀 수 있는데, 특정 카테고리를 상징하는 용도로 칼라를 지정할 수도 있겠습니다만(가족 관련 메모 = 초록색), 저는 붉은 계열 칼라를 시간 개념으로 사용합니다.

즉, 사과가 익어가는 것처럼 빨강-오렌지-노랑-초록 순서대로 시급히 해야 하는 일인 거죠. 빨간 사과 = 빨리 따서 먹어야 한다. 초록색 사과 = 아직 안 익었으며 언젠가 처리하면 되는 일이다. 직관적으로 과일에 대입해서 카드를 만들 때 먼 미래의 일이 아니라 다가오는 수 개월 안에 해야 하는 일이라면 색깔을 지정합니다. 미리 알림을 하지 않는 이유는, 색깔 지정이 더 빠르고 쉽고 구글킵의 미리 알림은 Due 개념으로 사용하기에는 별로 믿음직하지 않아서 사용이 꺼려지기 때문입니다.

그럼 불릿저널처럼 ‘이번 달 Monthly Log’에 해당하는 카드 목록을 빨강으로 지정한다고 가정합시다. 이를 인덱스에 표시하는 방법은? 웹버전인 경우에는 URL을 넣는 방법도 있겠습니다만, 크롬앱이나 스마트폰 앱 안에 넣기는 좀 그렇죠. 결국 검색화면을 통해 움직여야 하는데 숫자 태그보다 효용이 떨어집니다. 아쉬운 부분이죠.

기타 인덱스 카드를 두 개 만들어서 하나는 Future Log 로 사용하고 하나는 이번 달 Monthly Log의 할일 목록으로 두는 것도 좋은 생각 같습니다. 체크박스로 된 목록을 하나씩 지워가되 그 해당 항목에 대한 자세한 메모와 내용은 개별 카드(Daily Log)로 주렁주렁 달린다고 생각하는 거죠.

이렇게 단순히 카드를 중구난방 흩어놓는 것보다 위에 전체 목록을 요약하는 인덱싱 기능의 카드를 하나 고정하고, 필요한 카드에 빨리 접근할 수 있는 통로를 만들어주는 것만으로도 효율이 배가됩니다.

3) 컬렉션 만들기

Workflowy나 구글킵이나 컬렉션 = 주제별 작은 노트라고 할 수 있으니 무한정 생성 가능하고, 또 태그를 달아 즉시 검색하고 참조가 가능하겠습니다.

4) 월말 작업

불릿저널에서는 월말이 다가오면 새로운 월별 로그 페이지를 만들고, 이전 데일리 로그에서 미완인 작업들을 데려올 것인가를 결정했죠. Workflowy에서는 다음달 불릿을 상위로 올리고, 이전 미비한 아이템들을 새로운 달의 아래로 이동시키는 작업을 키보드로 손쉽게 할 수 있으니 금방 정리될 거 같습니다.

구글킵의 경우 만약 빨간색 = 이번달 안에 해야 할 일로 사용하고 있었다면, 붉은색으로 검색해서 완료처리 되지 않은 일을 월말에 점검하고, 오렌지 색 카드 가운데 이제 시급히 처리해야 하는 카드들을 붉은 색으로 승격? 시키는 작업으로 월말 작업을 대신할 수 있을 거 같네요.

One thought on “종이 노트의 장점을 구글킵, Workflowy에 적용하기”

  1. 구글킵에 불릿저널 방식을 적용하다니 참 멋진 아이디어로군요!
    전 이런저런 앱을 사용하다 재작년부터 불릿저널을 쓰기 시작했습니다. 스마트폰을 사용하면 to-do앱, 캘린더 앱, 일기 앱 등등 뿔뿔이 흩어져 통합관리가 어려웠는데, 플레인 노트에 불릿저널을 쓰니 좀 더 자유롭고 유연하게 통합사용할 수 있어 좋더군요. 인덱싱은 이제 따로 하지 않고 인덱스 포스트잇 플래그를 씁니다. 번번이 따로 하긴 귀찮아서요.
    한 가지 단점은 검색이 어렵다는 점이죠. 더구나 권수가 늘어나면 거의 불가능해지지요. 불렛저널에 했던 기록 중 중요한 것은 포스팅을 하든지, 아니면 에버노트나 다른 도구를 이용해 디지털화 해서 기록하든지 할 필요가 있겠습니다.

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