고등학구적🍋006 – 파일 이름 규칙, 어떻게 쓰세요?

학교나 공기관에서 특정 보직을 연속하여 맡게 되는 경우, 매년 반복적인 작업을 비슷한 시기에 처리하게 됩니다. 작년 4월에 중간고사 문제를 출제하고 있었고, 올해 4월에도 그러하며, 내년에도 비슷할 것이지요.

1. 파일 이름에 많은 정보 욱여넣기

저는 개인적으로 폴더 구조를 켜켜이 쌓아올리는 것을 싫어하고, 많은 경우에 폴더 위치를 클릭, 클릭, 클릭해서 두더지처럼 비집어 들어가기보다는 Everything 같은 프로그램으로 즉시 해당 파일을 꺼내어 실행하는 편이기 때문에 아래와 같이 파일 이름이 스스로 자신에 관해 중요한 내용을 말하도록 하는 편입니다.

2022-학업성적관리규정-지침(22.04.01).hwp

검색 프로그램에서 “2022 학업 지침” 정도의 키워드만 입력하면 즉시 해당 파일이 검색 결과에 나타나고 해당 위치로 즉시 점프하거나 실행하여 작업하는 거죠.

가령, 아래와 같은 네이밍은 아마추어적인 접근으로 여겨졌습니다.

최종.hwp ... 최종2.hwp

2. 파일명을 신경쓰지 않는 어떤 사람들

그러나 최근 생각이 좀 달라졌습니다. 교감 선생님과 전임 교무부장 선생님의 컴퓨터를 구경해보니 모두 파일 이름 따위는 신경쓰고 있지 않으셨어요.

그들은 모두 1) 폴더의 구조를 잘 갖춰 파일명은 이 경로 안의 하나의 객체처럼 다루기 2) 문서의 내용이 아니라 문서의 요구자, 제출처, 작성 주체에 더욱 집중한다는 특징이 있었지요.

△ www.abdn.ac.uk 에서 배포한 “File Name Conventions July 2017

인터넷에서 찾은 어떤 기관의 파일명 작성 규칙인데, ‘파일 경로’가 어떤 정보를 포함하고 있을 때 파일명에 이를 중복하여 표시하지 말라고 권합니다. “중간고사” 폴더 안에 파일을 작성할 때 파일명에 “중간고사-국어”라고 쓰지 말고 “국어”만 쓰라는 거죠.

그러면 … 2022 업무 폴더 > 각종 보고 > 3월 학업성적관리규정 .. 이라는 폴더가 있다면, 이 폴더 안에서 그저 파일 이름을 지침.hwp 으로 둘 수 있습니다.

해당 파일을 다른 폴더에 자주 옮기면서 참조한다든가 복사와 이동이 자주 발생하면 곤란한 규칙이 되겠죠. 그러나 공고히 한 번 생성된 자리에서 이동할 일이 거의 없으며, 작성을 마치고 보고가 끝나면 아카이빙할 거라면 이런 짧은 파일명은 확실히 업무 집중에 도움이 되더군요.

3. 파일이름, 구체적 정보를 모두 담아야 할까?

3.1. 파일 이름에 시간, 주제, 버전 정보를 모두 담는 경우

파일명에 해당 파일의 작성 시기, 주제 키워드 등이 모두 포함되어 있으면 파일의 위치가 이동하거나 변경되어도 해당 파일이 담고 있는 내용을 즉시 알 수 있습니다. 파일을 전송받은 사람도 해당 파일을 그대로 보관하고 다시 찾을 때 검색이 용이합니다.

3.2. 폴더와 경로에 있는 정보를 파일명에서 배제

위와 같은 이름짓기 전략은 내 업무가 매년 주기적으로 반복될 때 유용합니다. 파일은 여기저기 배포되거나 자리를 이동할 확률이 적습니다. 따라서 파일명보다는 체계가 더욱 중요하고, 잘 구축된 폴더 체계에 더 간명한 파일이름을 담는 편을 선택하는 사람들이 있지요.

매년 반복되는 업무 행위를 폴더로 감싸안고, 파일명은 최대한 간단한 명사로 표현합니다. 작성 시기나 맥락은 탐색기에 표시된 해당 파일의 경로나 파일 수정 시기를 표시하는 정보를 참조하게 됩니다.

당장 업무를 처리하는 데 있어서 훨씬 집중하기 좋습니다. 문서 3개를 열었을 때, 각각의 제목이 “규정” “참고” “일정” 이렇게 간단하게 보여지고, 더욱 심플한 맥락에서 집중하게 됩니다. 매년 비슷한 문서를 재생산하는 편이라면 내년도에 이 파일들을 복사해서 수정하는 것만으로 업무를 완료할 수 있습니다.

4. 파일명이 간단할 때 생기는 문제와 해결책

문제는 “규정.hwp”파일이 시스템에 많이 생겨서 동일명 파일이 많아지는 게 문제가 될 수 있는데 … 파일의 생산, 수정 시기가 다르면 보통 시스템에서 동일 파일로 간주하지 않습니다. 다만 작년 자료를 검색하고자 할 때 곤란해지는데요. 1) 작년 폴더에 한하여 검색하거나, 2) Everything에서 경로를 후벼파면서 찾으면 또 괜찮습니다. Everything에서 경로까지를 검색 범위에 포함시키는 옵션이 있거든요.

5. 체계가 반복된다면 파일 이름은 가볍게, 체계가 급변한다면 파일 이름은 고유하게

결론적으로, 파일이 혼자이고 파일 하나가 파일의 정체성을 반드시 담아내는 파일명을 가져야 한다는 습관을 가지고 있으시다면, 파일명을 최대한 가볍게 바꾸고 대신 체계적인 경로 체계를 잘 구축하는 것도 업무 효율을 높이는 하나의 솔루션이 될 수 있다는 것이네요.

특히 어떤 체계를 주기적으로 반복하고, 비슷한 문서를 비슷한 간격으로 계속 생산하는 편이거나, 당장 한 번만 하고 영원이 잊어도 되는 일을 처리할 때는 파일명을 복잡하게 바꾸려는 욕망을 누르는 편이 업무 효율에 더욱 도움이 될 수 있습니다.

△ 매일 반복되는 식사 준비를 하면서 우리는 재료의 이름을 구체적으로 부르지 않는다

이것은 스파게티를 만드는 식탁 위의 파스타면을 가리킬 때, “면을 꺼내세요”라고 말하는 것과 비슷합니다. 그 면이 완벽히 식탁 밖에서도 정체성을 유지할 수 있도록 “2022년 4월 19일 저녁식사를 위한 토마토 파스타용 2인분 오뚜기 파스타면 50g”이라고 매번 부를 필요가 없습니다. “면”이라고 부르고, 오늘 먹어서 없애버리세요.

(2022년 4월)

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By seoulrain

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